Vos espaces de travail et leur aménagement

En principe, vos bureaux et autres espaces de travail auront été aménagés avant votre entrée en fonction. Pour toute question d'ordre administratif ou organisationnel relative à votre dotation en matériel, veuillez vous adresser à votre faculté.

Vous avez déjà signé votre convention de nomination, mais votre nomination officielle n'a pas encore eu lieu? Profitez-en pour prendre contact avec votre faculté et les services cités ci-après deux ou trois mois avant votre nomination pour clarifier tous les points en suspens au sujet de vos équipements et des locaux que vous allez occuper.

L'aménagement de vos espaces de travail, y compris les meubles, les équipements informatiques et leur raccordement au réseau, est réalisé en concertation avec la Direction des achats et marchés (ZB). Vous pouvez contacter cette dernière dès que vous avez pris connaissance de votre code de financement (Finanzstelle). Vous trouverez sur le site de la Direction ZB tous les formulaires à remplir pour vos demandes de meubles ou d'équipement informatique. À vous de choisir si vous souhaitez que les ordinateurs soient fournis avec système d'exploitation et logiciels ou si vous préférez les installer vous-même. Si vous souhaitez que ces derniers soient préinstallés par le Centre informatique de l'université (HIZ), veuillez le mentionner dans votre demande. Pour en savoir plus, nous vous conseillons d'appeler le service d'assistance du Centre informatique de l'université. La personne en charge de votre équipement vous aidera à définir les logiciels appropriés et vous expliquera la marche à suivre. Vous pouvez également ouvrir un ticket sur le portail d'assistance du HIZ pour demander que l'on vous recontacte. Pour ouvrir un ticket, vous aurez besoin de votre identifiant (Kennung). Vous ne l'avez pas encore reçu? Contactez le service d'assistance par e-mail (depuis votre adresse privée) à l'adresse support(at)hiz-saarland.de.

Pour toute question au sujet de l'équipement ou de l'ameublement de vos locaux, n'hésitez pas à contacter la Direction des achats et marchés. De manière générale, c'est toujours à cette dernière que vous devez vous adresser pour tout achat de meubles, d'ordinateurs, etc. Veuillez également lire les informations relatives au financement de l'aménagement de vos espaces de travail ci-dessous.

Remarque: une fois votre matériel installé, pensez à contacter le service d'assistance du Centre informatique de l'université pour y configurer l'accès à Internet et à la téléphonie.

La Direction des achats et marchés fournit sur son site un récapitulatif de la réglementation applicable en matière d'achat de meubles et d'appareils pour les espaces de travail de l'université. Vous y trouverez notamment les montants à partir desquels votre demande doit faire l'objet d'un appel d'offres.

Vous avez besoin de substances toxiques ou dangereuses pour votre laboratoire ou votre espace de recherche? Contactez la section en charge de la gestion des matières dangereuses et autres produits de laboratoire. Sur son site, vous trouverez les références des produits tenus en stock et pourrez commander les substances dont vous avez besoin.

L'aménagement initial de vos locaux (bureaux, chaises, étagères, etc.) est organisé par la Direction des achats et marchés et ses différentes sections selon le type d'équipement dont il s'agit. Le budget provient des fonds centraux de l'université. Si vous avez d'autres besoins par après, vous devrez mentionner à chaque demande le numéro de fonds et le code de financement qui vous ont été communiqués par courrier par la Direction du budget et des finances (HF).

Les premiers équipements techniques (ordinateur, etc.) sont quant à eux compris dans votre budget de nomination. Ce budget, qui a été fixé durant les négociations ayant précédé votre nomination, est associé à un fonds spécifique. En principe, ce budget vous est octroyé pour une période définie. Si vous ne l'avez pas épuisé au terme de cette période, vous pouvez demander à ce que les ressources soient disponibles deux années de plus. Cette demande doit être introduite en ligne à l'adresse www.uni-saarland.de/dezernat/hf/verwaltung/formulare/antrag-auf-verlaengerung-des-bewilligungszeitraums-fuer-das-berufungsbudget.html.

Tous les autres achats, à savoir les dépenses courantes comme les frais d'impression, les fournitures de bureau ou les nouveaux meubles, seront financés par l'intermédiaire de votre centre financier (Finanzstelle) et du fonds de ressources matérielles (Sachmittelfonds). Vous devrez mentionner votre code de financement et le numéro du fonds correspondant. En cas de question quant au financement de vos achats ou pour connaître le solde de votre fonds, n'hésitez pas à contacter la Direction du budget et des finances (HF). Nous vous renvoyons également à notre rubrique Budget et aspects comptables pour plus d'informations d'ordre financier.

Vous souhaitez vous débarrasser d'anciens meubles de bureau? Contactez tout d'abord l'équipe de gestion de votre faculté et la Direction des achats et marchés pour vous assurer que ces meubles ne peuvent pas être affectés à un autre endroit. 

S'il s'agit de déchets spéciaux, veuillez contacter le service de l'université responsable de l'élimination des déchets spéciaux.

Vous ne pouvez pas encore emménager dans vos bureaux ou vos espaces de travail car ceux-ci doivent être rénovés ou remis en état? Contactez la Direction Développement du campus et gestion de la construction (CB) pour en savoir plus sur le déroulement des travaux et la solution qu'elle vous propose dans l'intervalle.

En cas de question sur la protection incendie, l'entreposage des matières dangereuses, la législation ou les règles de sécurité, veuillez vous adresser à la Cellule de sécurité au travail. Ce service propose notamment des formations sur divers sujets relatifs à la sécurité au travail.

En cas de problème d'accès à un bâtiment, contactez sans tarder la personne responsable des accès au sein de votre faculté. Pour obtenir les accès au moment de votre entrée en fonction, vous devrez contacter la Direction Gestion du site (FM). Si votre bâtiment est doté d'un système classique d'accès par clé, vous pouvez introduire une demande de clé. Si l'accès à votre bâtiment et vos bureaux se fait par un système électronique, par exemple au moyen de votre badge ou d'une carte d'accès, veuillez contacter la personne responsable du système de contrôle d'accès (Direction FM) ou envoyer un e-mail à l'adresse zks(at)uni-saarland.de.

Vous avez oublié votre clé à l'intérieur? Vous voulez accéder au bâtiment en dehors des heures de bureau? En cas de problème de ce type, vous pouvez contacter la centrale d'alerte 24 heures sur 24.

En cas de problème de téléphone, de réseau ou d'informatique en général, nous vous conseillons d'ouvrir un ticket sur le portail d'assistance du Centre informatique de l'université (HIZ). Celui-ci vous recontactera dans les meilleurs délais. Pour ouvrir un ticket, il vous suffit de vous connecter avec votre identifiant (Kennung).

Si vous n'avez pas encore d'identifiant ou que vous n'avez pas accès à Internet, appelez le service d'assistance du Centre informatique de l'université.

En cas d'urgence en dehors des heures de bureau et pour tout autre problème technique (ampoule défectueuse, chauffage en panne, etc.), contactez la centrale d'alerte.

Pour plus d'infos, nous vous renvoyons à notre rubrique Problèmes informatiques.

De manière générale, il est conseillé d'aborder ces aspects pratiques avec votre faculté. La mise en œuvre concrète des décisions qui ont été prises se fait en concertation avec la faculté et la Direction Développement du campus et gestion de la construction (CB).