An wen kann ich mich wenden, wenn es um die Räumlichkeiten und Ausstattung meines Arbeitsplatzes geht?

Die Räumlichkeiten sollten grundsätzlich bezugsfertig sein. Bei Fragen zu Ihren Räumlichkeiten wenden Sie sich an Ihre Ansprechperson oder den/die Geschäftsführer/in Ihrer Fakultät, die/der Ihnen gerne bei allen Verwaltungs- und Organisationsangelegenheiten hilft!

Wenn Sie schon die Berufungsvereinbarung unterschrieben haben, aber Ihre offzielle Ernennung noch einige Zeit in der Zukunft liegt, empfehlen wir Ihnen, dies für sich zu nutzen und sich mit den hier angeführten Ansprechpersonen frühzeitig - gerne zwei, drei Monate vor Ernennung - in Verbindung zu setzen, am besten in Absprache mit Ihrer Fakultät. So können alle nötigen Fragen zur Ausstattung und den Räumlichkeiten rechtzeitig geklärt werden.

Die grundlegende Ausstattung und Einrichtung Ihrer Räumlichkeiten erfolgt in Absprache zwischen Ihnen und dem Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste (ZB) der UdS, also auch alle Rechner und deren Anschluss am Netzwerk. Sobald Sie Informationen zu Ihrer Finanzstelle erhalten, können Sie sich mit den zuständigen Personen der Zentralen Beschaffung in Verbindung setzen. Sie können die dort vorliegenden Anträge ausfüllen, z.B. zu Möbiliar und IT-Ausstattung. Da die IT nicht zwingend vollausgestattet ist, müssen Sie vorher entscheiden, ob Sie sich selbst um Betriebssystem und Software kümmern möchten oder ob das HIZ dies übernehmen sollte, was dementsprechend im Antrag angegeben werden muss. Zur Klärung des Vorgangs und aller nötigen Schritte sollten Sie deshalb vorher beim IT-Service-Desk anrufen und sich dort zum richtigen Ansprechpartner verbinden lassen, der Ihnen mit der Software helfen kann oder Sie schreiben direkt ein Ticket mit dem Ticketsystem, um Kontakt aufzunehmen. Sollten Sie noch keine Kennung haben und Hilfe brauchen, können Sie statt eines Tickets auch eine E-Mail schreiben (support(at)hiz-saarland.de).

Falls Sie Fragen zum Ablauf oder den Formularen haben sollten, zögern Sie nicht, sich mit den Ansprechpersonen der Zentralen Beschaffung in Verbindung zu setzen! Diese finden Sie auf deren Internetseite unterAnsprechpersonen. Hier können Sie grundsätzlich für die Zeit Ihrer Anstellung an der UdS alle weiteren Einrichtungsgegenstände, Rechner etc. anschaffen. Beachten Sie dazu auch den weiteren Punkt zur Finanzierung Ihrer Ausstattung.

Bitte beachten Sie: Für die weitere Freischaltung von Geräten wie für Internet oder Telefon müssen Sie sich ggf. mit dem IT-Service-Desk der UdS in Verbindung setzen!

Zum Thema Ausstattung Ihres Arbeitsplatzes bietet das Dezernat ZB auch eine Übersicht wichtiger Verordnungen an, die Ihnen bei einigen rechtlichen Bestimmungen weiterhelfen können. So müssen die Beschaffungsregeln beachtet werden, die besagen, ab welchem Betrag z.B. ausgeschrieben werden muss.

Für die Beschaffung giftiger und problematischer Stoffe für Labore und ähnliche Forschungseinrichtungen können Sie sich mit dem Laborbedarf des Dezernates ZBin Verbindung setzen, wo Sie eine große Auswahl an Stoffen finden und bestellen können.

Die grundlegende und erstmalige Einrichtung Ihrer Räumlichkeiten, soweit erforderlich – z.B. Tische, Stühle, Regale – erfolgt aus zentralen Mitteln über das Dezernat Zentrale Beschaffung (ZB) und ihrer Sachgebiete für verschiedene Ausstattungsarten. Für alles, das Sie finanzieren wollen, müssen Sie die passende Fonds- und Ihre Finanzstellen-Nummer angeben. Diese werden Ihnen im Brief genannt, den Sie bei Berufung vom Dezernat Haushalt und Finanzen (HF) erhalten.

Die erstmalige technische Ausstattung (z.B. Computer) erfolgt aus Ihrem Berufungsbudget, das Ihnen im Rahmen Ihrer Berufungsverhandlung zugewiesen wurden. Dieses steht Ihnen unter einem zusätzlichen Fonds zur Verfügung. Sie können in begründeten Fällen einmalig eine Verlängerung des Berufungsbudgets online beantragen.

Alle weiteren Anschaffungen – laufende Kosten eines Jahres, z.B. Druckerkosten, Bürobedarf, Ersatz und weiterer Ausbau von Einrichtungsgegenständen – können von Ihrer Finanzstelle und dem Sachmittelfonds finanziert werden. Sie benötigen dafür die Nummer Ihrer Finanzstelle, unter der Sie Ihre Kosten abrechnen, und die Nummer des Fonds. Sollten Sie sich unsicher sein bezüglich Ihrer Finanzen und Ihres Kontostandes, fragen Sie am besten im Dezernat Haushalt und Finanzen (HF) nach. Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Seite zu Finanzen.

Falls Sie etwas wie alte Büromöbel zu entsorgen haben, sprechen Sie dies zuerst mit Ihrer Fakultät (Ihrer Ansprechperson und / oder Geschäftsführer/in) und dem Dezernat ZBab. Möglicherweise sollen oder können die Gegenstände noch gebraucht werden. 

Für Sondermüll müssen Sie sich an die eigene Abteilung der Sonderabfallentsorgungwenden.

Falls Ihre Räumlichkeiten nicht bezugsfertig sind, weil z.B. eine Renovierung von Nöten ist, wenden Sie sich an das Dezernat Campusentwicklung und Baumanagement (CB), das Sie zum weiteren Vorgehen und der Lösung des Sanierungsbedarfes berät.

Sollten Sie Fragen haben zu Brandschutz, Sicherung von Gefahrengut oder sonstigen rechtlichen und praktischen Bestimmungen der Sicherheit, fragen Sie in derStabsstelle Arbeitsschutz. Dort finden Sie auch Schulungen zu relevanten Themen für sich selbst und / oder Ihre Mitarbeiter wie z.B. zur sicheren und durchdachten Einrichtung Ihre Arbeitsplatzes.

Angelegenheiten bezüglich des Zugangs zu Gebäuden klären Sie bestenfalls frühzeitig mit den Ansprechpersonen in Ihrer Fakultät. Falls Sie Fragen zum generellen Zugang zu Ihrem Gebäude haben, wenn Sie z.B. am ersten Arbeitstag noch keinen Schlüssel besitzen, melden Sie sich bei einem konventionellen Schlüsselsystem beim Dezernat Facility Management (FM), wo Sie auch einen Schlüssel per Formular beantragen können; bei einem elektronischen Schlüsselsystem – z.B. mit einer Schließkarte, Ihrer UdS-Card o.ä. als „Schlüssel“ –  melden Sie sich ebenfalls beim Dezernat FM bei der Ansprechperson vom Zutrittskontrollsystem oder unter der Adresse zks(at)uni-saarland.de.

Falls Sie dringliche Probleme - z.B. haben Sie sich ausgesperrt oder befinden sich außerhalb der Service-Zeiten -  mit dem Zugang zu Ihren Räumlichkeiten in einem Gebäude mit konventionellem oder elektronischem Schlüssel-Schloss-System haben, melden Sie sich bei der Störmeldezentrale, die 24 Stunden besetzt ist.

Falls Ihre Telefonie, Netzwerk oder sonstige IT Störungen aufweist, ist es immer ratsam, ein Ticket an das Hochschul-IT-Zentrum (HIZ) zu schreiben, das die weiteren Schritte zur Behebung des Problems zeitnah einleitet. Melden Sie sich einfach dort mit Ihrer normalen UdS-Kennung an.

Falls das nicht geht – da Sie z.B. noch keine Kennung haben oder nicht online gehen können – melden sie sich beim IT-Service-Desk.

Falls es sich um einen Notfall handelt, der außerhalb der Service-Zeiten liegt oder sonstige technische Störungen beinhaltet wie z.B. Ihr Licht geht nicht mehr an oder die Heizung fällt aus, kontaktieren Sie die Störmeldezentrale.

Schauen Sie sich auch unsere weitere Seite zu Problemen mit IT an.

Prinzipiell ist angeraten, solche strukturellen oder organisatorischen Änderungen vorher in der Fakultät zu besprechen. Für alle weiteren Vorgehen arbeiten Sie zusammen im Dialog mit der Fakultät und dem Dezernat Campusentwicklung und Baumanagement (CB).