Ausbildung Kaufleute für Büromanagement

Ihr Arbeitsbereich: 

Die Klinik für Augenheilkunde am Universitätsklinikum des Saarlandes (UKS) verbindet Wissenschaft mit Menschlichkeit, um das Augenlicht der Patienten zu erhalten und junge Menschen zu großartigen Ärzten und Forschern auszubilden. Die Lehre für Studierende, Assistenzärzte/-innen, Niedergelassene Augenärzte/-innen und Laien im Rahmen von Patienten-Arzt-Seminaren hat bei uns einen sehr hohen Stellenwert! Zudem verfügt die Klinik für Augenheilkunde über ein breites Behandlungsspektrum mit vielen Spezialisten für Hornhaut- und Netzhauterkrankungen, um nur einiges zu nennen. Besondere Bereiche wie Forschungslabore und die Hornhautbank zeichnen die Klinik für Augenheilkunde aus. Die Patientenversorgung steht am Universitätsklinikum im Mittelpunkt!

Ihre Aufgaben:

Als Auszubildende bzw. Auszubildender stehen Sie im ständigen Kontakt mit Patientinnen und Patienten, Ärztinnen und Ärzten sowie Mitarbeitenden, intern sowie extern. Die Kommunikation erfolgt in erster Linie persönlich, überwiegend per Telefon, E-Mail, aber auch auf postalischem Weg oder Fax. Eine sehr gute mündliche sowie schriftliche Ausdrucksweise wird vorausgesetzt. Englischkenntnisse sind aufgrund des internationalen Umfelds in der Klinik für Augenheilkunde, von Vorteil. Neben den allgemeinen Sekretariatsarbeiten, wie Posteingang und Postausgang, Archivierung und Ablage, sind Sie ebenso für die Bearbeitung von Gutachten und Behördenformularen, Rechnungs- und Bestellwesen oder die Anmeldung von Patientinnen bzw. Patienten zuständig. Außerdem werden Sie die Terminorganisation erlernen und zwischendurch Patientinnen und Patienten zur nächsten „Station“ begleiten. 

Im Direktionsbereich der Augenklinik erhalten Sie einen Einblick in die Bereiche Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement. Als Auszubildende bzw. Auszubildender helfen Sie bei der Planung und Organisation von Veranstaltungen (z. B. Benefizkonzert, Woche des Sehens), Fortbildungen (z. B. Arzthelferinnen- und Arzthelfer-Fortbildung) und Dienstreisen, dem Vorbereiten von Empfängen, der Bewirtung und der Betreuung von Gästinnen und Gästen. Durch die Studierenden am UKS kümmern Sie sich neben der Personal- auch um die Studierendenverwaltung, in dem Sie den Ablauf unseren sogenannten Augenblocks mitorganisieren. Während Ihrer Ausbildung werden Sie außerdem ein eigenständiges Projekt leiten, wie z. B. einen Flyer oder Newsletter erstellen, und auch bei anderen Projekten mitwirken – Ihrer Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt! 

Ihr Arbeitsbereich:

Das dem Vizepräsidenten für Forschung direkt unterstellte Dezernat Forschungsmanagement und Transfer (FT) ist zentrale Anlaufstelle für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Universität des Saarlandes bei allen Fragen rund um die Einwerbung von Drittmitteln. Das Dezernat FT vereint die Kompetenzen der Förderberatung, der Vertragsgestaltung sowie der Drittmittelverwaltung unter einem Dach. Die Mitarbeitenden begleiten alle Drittmittelprojekte von der Idee über die Antragseinreichung und die Projektdurchführung bis zum Projektabschluss und möglichem Transfer.

Neben dieser Dienstleistungsfunktion für die Saarbrücker Forscherinnen und Forscher beraten wir das Präsidium der Universität bei allen hochschulpolitischen Belangen im Ressort des Vizepräsidenten für Forschung und unterstützt die Umsetzung der gesamtuniversitären Forschungsstrategie und bieten eine Kontaktstelle für Wissens- und Technologietransfer.

Ihre Aufgaben:

• Administrative und finanzielle Betreuung von Drittmittelprojekten
• Finanzielles Projektcontrolling Drittmittelprojekte
• Finanzielles Projektmanagement Drittmittelprojekte
• Rechnungswesen
• Umgang mit SAP/R 3 Module FI, CO, PSM

Ihr Arbeitsbereich:

Das dem Vizepräsidenten für Forschung direkt unterstellte Dezernat Forschungsmanagement und Transfer (FT) ist zentrale Anlaufstelle für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler der Universität des Saarlandes bei allen Fragen rund um die Einwerbung von Drittmitteln. Das Dezernat FT vereint die Kompetenzen der Förderberatung, der Vertragsgestaltung sowie der Drittmittelverwaltung unter einem Dach. Die Mitarbeitenden begleiten alle Drittmittelprojekte von der Idee über die Antragseinreichung und die Projektdurchführung bis zum Projektabschluss und möglichem Transfer.

Neben dieser Dienstleistungsfunktion für die Saarbrücker Forscherinnen und Forscher beraten wir das Präsidium der Universität bei allen hochschulpolitischen Belangen im Ressort des Vizepräsidenten für Forschung und unterstützt die Umsetzung der gesamtuniversitären Forschungsstrategie und bieten eine Kontaktstelle für Wissens- und Technologietransfer.

Ihre Aufgaben:

• Zusammenarbeit mit den Projekt-Teams (Gründungsberatung, Unternehmenskooperationen und Career Center)
  • in der administrativen und finanziellen Abwicklung von Drittmittelprojekten
  • Unterstützung im Tagesgeschäft der verschiedenen Projekte
  • Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen
• Unterstützung des Back-Offices bei allen Aufgaben im operativen Geschäft (wie bspw. Abrechnungen, Post, Office Management)
• Zusammenarbeit und Unterstützung des Marketings bei der zielgruppengerechten Ansprache über alle On- und Offline Kanäle, insbesondere bei der Gestaltung von Grafiken und Texten für Print & Online-Publikationen

Ihr Arbeitsbereich:

Das Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste betreut die bedarfsgerechte und wirtschaftliche Versorgung der Universität mit Waren und Dienstleistungen und stellt zum Betrieb der Universität notwendigen Dienstleistungen von zentraler Stelle zur Verfügung. Ihr Ausbildungsplatz befindet sich im Geschäftszimmer und ist direkt der Dezernatsleitung angegliedert. Neben den allgemeinen Inhalten der Ausbildung zur Kauffrau bzw. zum Kaufmann für Büromanagement erhalten Sie Einblicke in die Beschaffung, das Rechnungswesen und die interne Personalverwaltung. Im Laufe ihrer Ausbildung ist eine Hospitation in den drei Fachabteilungen des Dezernats ZB möglich. Sie können Ihr Wissen und Fähigkeiten punktuell in den Themengebieten

• Liegenschaftsverwaltung und –Service mit den Schwerpunkten Grundstücksverwaltung, Miet-Pachtverhältnissen, Gebäude- und Campusreinigung und Objektschutz
• Vergabe von Bauleistungen im Bereich des universitären Hochbaus, der Gebäudeinstandsetzung und -haltung sowie der technischen Infrastruktur
• generalisierten Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen mit den Schwerpunkten Geräte im Hochtechnologie- und Wissenschaftsbereich, IT und Telekommunikation, Energie, Sicherheit und Reinigung
• Fachplanung und dem Einkauf im Einrichtungs- und Logistikbereich
• Beschaffung und Bevorratung von Verbrauchsartikeln mit den Schwerpunkten Gefahrstoffe, Labor- und Geschäftsbedarf

erweitern.

Ihre Aufgaben:

• Mitorganisation des Geschäftszimmers Dezernat ZB
• Interne Personalverwaltung, Mitwirkung im elektronischen Personalmanagement (SAP SuccessFactors)
• Verwaltung der Dienstwagen der Zentralen Verwaltung und Beschaffung von Mietwagen.
• Mitwirkung bei Beschaffungen unter Anwendung von nationalem und EU-weitem Vergaberecht
• Auftragsbearbeitung
• Rechnungswesen
• Umgang mit SAP/R 3 Modul MM

Ihr Arbeitsbereich:

Die dem Vizepräsidenten für Verwaltung und Wirtschaftsführung zugeordnete Stabsstelle Justiziariat ist dienstleistungs- und serviceorientierter Ansprechpartnerin in allen Rechtsfragen der Universität des Saarlandes im Aufgabenbereich des Justiziariates. Das Justiziariat unterstützt und berät in universitätsrelevanten Angelegenheiten insbesondere in Fragen des Hochschulrechts, bei Vertragsangelegenheiten, in Rechtsangelegenheiten im Bereich Beihilfe, Beschaffung und Vergabe, Liegenschaften und Bauen, Schadensregulierungen sowie Zwangsvollstreckungen und Mahnwesen. Dem Justiziariat obliegt auch die Erarbeitung und Aktualisierung von universitären Rechtsnormen und deren Veröffentlichung im Dienstblatt der Hochschulen des Saarlandes und im Fundstellenverzeichnis (Recht der Universität des Saarlandes).

Ihre Aufgaben:

• Kennenlernen und Mitarbeit im Justiziariat mit der Möglichkeit, in anderen Bereichen der Zentralen Verwaltung der Universität des Saarlandes zu hospitieren
• Allgemeine Sekretariatsarbeiten und Assistenzaufgaben, insbesondere
  • Kooperieren und Kommunizieren mit Internen und Externen (z.B. telefonische Vorklärung und Einordnung der geschilderten Sachverhalte in Themengebiete, Zuordnung zu Vorgängen, erste Auskunft am Telefon über die Vorgehensweise)
  • Recherchieren, Aufbereiten und Präsentieren von Daten, Informationen und Unterlagen
  • Erstellen schriftlicher Dokumente o Bearbeiten des Postein- und Postausgangs sowie des internen und externen Schriftverkehrs
  • Organisieren von Besprechungen und Dienstreisen o Terminvorbereitung und Planung einschließlich Fristenkontrolle
  • Ansprechperson für Besuchende
• Organisieren, Koordinieren, Durchführen und Reflektieren bürowirtschaftlicher sowie projekt- und auftragsbezogener Abläufe, • Anwenden von Instrumenten des Rechnungswesens (z.B. Überprüfen von (Kostenrechnungen),
• Bearbeiten von Beschaffungsvorgängen
• Professionelles Anwenden moderner Techniken der Bürokommunikation und Informationsverarbeitung, insbesondere besonderes elektronisches Behördenpostfach (beBPo) und Umgang mit MS-Office
• Mitwirkung bei der Organisation des Büros, Aktenführung und Fortschreiben der Aktenordnung sowie beim Dienstblatt der Hochschulen des Saarlandes und dem Fundstellenverzeichnis der Universität des Saarlandes
• Einhalten von Datenschutz und Berücksichtigen von rechtlichen Vorgabe

Ihr Arbeitsbereich:

EUSMAT koordiniert verschiedene internationale Studiengänge der Fachrichtung Materialwissenschaft und Werkstofftechnik mit Partner*innen in Europa, den USA und Argentinien. Darüber hinaus betreuen wir ein Netzwerk mit weiteren internationalen Partner*innen, um den Austausch von Promovierenden und Forschenden zu fördern. Ein Alumni-Netzwerk wird ebenfalls betreut. Unser Sekretariat bietet ein vielseitiges und abwechslungsreiches Spektrum an Aufgaben und Herausforderungen

Ihre Aufgaben:

• Terminvergabe, Telefonauskunft
• Posteingang und -ausgang
• Allgemeine Sekretariatsarbeiten, Büroorganisation
• Korrespondenz
• Rechnungs- und Bestellwesen
• Planung und Organisation von internationalen Veranstaltungen und Dienstreisen
• Vorbereitung von Empfängen, Bewirtung und Betreuung von Gästen
• Verwaltung von Bewerbungen und Anmeldungen der Studierenden
• Kommunikation mit internationalen Partner*innen
• Public Relations, Internetauftritt

Ihr Arbeitsbereich:

Wir sind mit mehr als 40 Mitarbeitenden eines der größten Institute der akademischen Forschung und Lehre an der Universität des Saarlandes. Hier arbeiten Studierende und junge Wissenschaftler*innen gemeinsam an verschiedenen Themen der Materialwissenschaft und Werkstofftechnik. Außerdem sind wir durch die angegliederte Europäische Schule für Materialforschung (EUSMAT) eine besonders internationale Arbeitsgruppe mit einer Reihe von internationalen Partner*innen. Unser Sekretariat bietet dadurch ein vielseitiges und abwechslungsreiches Spektrum an Aufgaben und Herausforderungen. Unter anderem zählen die Kontenverwaltung, Bearbeitung von Arbeitsverträgen, Vor- und Nachbereitung von internationalen Dienstreisen, Bearbeitung von Rechnungen und Organisation von Veranstaltungen zu Ihren Aufgabenfeldern.

Ihre Aufgaben:

• Terminvergabe, Telefonauskunft
• Posteingang und -ausgang
• Allgemeine Sekretariatsarbeiten, Büroorganisation
• Korrespondenz
• Rechnungs- und Bestellwesen
• Planung und Organisation von internationalen Veranstaltungen und Dienstreisen
• Vorbereitung von Empfängen, Bewirtung und Betreuung von Gästen
• Verwaltung von Bewerbungen und Anmeldungen der Studierenden
• Kommunikation mit internationalen Partner*innen
• Public Relations, Internetauftritt

Ihr Arbeitsbereich:

Die Universität des Saarlandes hat eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet und setzt diese unter Verantwortung der Stabsstelle für Digitalisierung und Nachhaltigkeit um. Um eine Brücke zwischen zwei zukunftsweisenden Feldern zu schlagen, ist die Stabsstelle neben der Digitalisierung mit dem Thema Nachhaltigkeit befasst. Aufgabe der Stabsstelle Digitalisierung und Nachhaltigkeit ist es, von zentraler Stelle aus, größere und übergreifende Projekte zu initiieren und die beiden Themenfelder miteinander zu verknüpfen

Ihre Aufgaben:

• Aktive Mitarbeit bei den Büroabläufen, kaufmännischen und organisatorischen Vorgängen und des Büromanagements
• Unterstützung unseres Teams bei Projekten im Bereich Digitalisierung und Nachhaltigkeit sowie bei Koordinations- und Organisationsaufgaben
• Unterstützende Tätigkeiten beim Veranstaltungsmanagement
• Pflegen der Kommunikationskanäle, beispielsweise Homepage, Intranet
• Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden im Bereich Digitalisierung und Nachhaltigkeit

Ihr Arbeitsbereich:

Das Studierendensekretariat ist die zentrale Servicestelle bei administrativen Angelegenheiten über den gesamten studentischen Lebenszyklus. Die Aufgaben reichen von der Durchführung der Bewerbung, Zulassung und Einschreibung deutscher und internationaler Studierender bis hin zur Durchführung von Rückmeldung, Beurlaubung und Exmatrikulation. Ebenso umfasst der Aufgabenbereich die Überprüfung von Hochschulzugangsberechtigungen, sowie das Gebührenmanagement der Sozialbeiträge

Ihre Aufgaben:

In der 3-jährigen Ausbildung durchlaufen Sie im betrieblichen Teil die verschiedenen Bereiche innerhalb des Studierendensekretariates (Studierendenverwaltung, Bewerbung, Einschreibung und SIM-Portal) und dem Dezernat Lehre und Studium (insbesondere im Bereich der Administration und der Rechtsangelegenheiten). Hier lernen Sie die hochschulbezogenen Abläufe kennen und wenden das theoretische Wissen praktisch an.