Datenschutzerklärung zur Nutzung von Microsoft 365 Diensten an der UdS

1. Verantwortlicher

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Universität des Saarlandes
vertreten durch den Universitätspräsidenten
Campus
66123 Saarbrücken
Tel.: 0681 302-0
postzentrale(at)uni-saarland.de

2. Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Universität des Saarlandes
Datenschutzbeauftragte/r
Meerwiesertalweg 15
66123 Saarbrücken
Tel.: 0681 302-2813
datenschutz(at)uni-saarland.de
www.uni-saarland.de/datenschutz

3. Verarbeitete personenbezogene Daten

3.1. Datenkategorien

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 werden die folgenden Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet:

Aufgaben und Lösungen im Zusammenhang mit Online-Prüfungen;
Authentifizierungsdaten, z. B. Benutzername, Kennwort oder PIN-Code, Sicherheitsfrage, Zugangskennungen;
Inhaltsdaten, z. B. Dokumente, Fotos, Videos, Audio und andere Dateien;
Kommunikationsdaten, z. B. Geräte-Informationen, IP-Adressen;
Nutzungs- und Protokolldaten, z. B. Log-Dateien;
Personenbezogene Basisdaten und Kontaktdaten, z. B. Vorname, Nachname, Benutzerkennung, dienstliche E-Mail-Adresse, Dienstadresse;
Eindeutige Identifikationsnummern und Signaturen, z.B. IP-Adressen;
Pseudonymisierte Kennungen;
Standortdaten, z.B. Geolokalisierungsdaten, Standortdaten, die aus der Nutzung von WLAN-Zugriffspunkten abgeleitet werden.

3.2. Kategorien von betroffenen Personen

Von der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Nutzung von Microsoft 365 sind die folgenden Kategorien von Personen betroffen:

Beschäftigte der Universität des Saarlandes;
Studierende (dies umfasst auch Gasthörer);
Externe Nutzer (z. B. Dienstleister, Geschäftspartner, Kooperationen im Rahmen von Forschungsprojekten).

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4.1. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten mittels Microsoft 365 erfolgt insbesondere für folgende Zwecke:

Zur Ermöglichung einer umfassenden Zusammenarbeit und Kommunikation als Hilfsmittel für eine moderne Lehre, Forschung und Verwaltung;
Zur zeitgemäßen Erfüllung des staatlichen Bildungsauftrags der Universität des Saarlandes und der diesbezüglichen Wissensvermittlung;
Zur Förderung des wissenschaftlichen Diskurses und neuer pädagogischer Ansätze;
Zur Durchführung von Prüfungen;
Zur kollaborativen Arbeit an Forschungsprojekten;
Zur Bereitstellung und Austausch von Dokumenten und anderen Dateien;
Kommunikation mit externen Nutzern aus Wirtschaft, Politik und Zivilgesellschaft.

4.2. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4.2.1. Rechtsgrundlage für Lehrtätigkeiten

Rechtsgrundlage für Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitenden und Studierenden im Zusammenhang mit Lehrtätigkeiten ist:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 2, 3 DSGVO i.V.m. § 4 Abs. 1 SDSG i.V.m. § 3 Abs. 1 S.1, §§ 56 ff. SHSG.

4.2.2. Rechtsgrundlage für Forschungstätigkeiten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitenden, Drittmittelgebern und weiteren an Forschungsprojekten beteiligten Dritten ist:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 2, Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 Abs. 1 SDSG i.V.m. § 3 Abs. 1 S.1, §§ 73 ff. SHSG.

4.2.3. Rechtsgrundlage für Beschäftigte

4.2.3.1. Für nicht verbeamte Beschäftigte

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der nicht verbeamteten Beschäftigten der Universität des Saarlandes ist:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b), Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG im Falle einer Lehrtätigkeit bzw. i.V.m. § 22 Abs. 1 S. 1 SDSG im Falle von Forschungs-, Verwaltungs- oder Gremientätigkeiten.

4.2.3.2. Für verbeamtete Beschäftigte

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der verbeamteten Beschäftigten der Universität des Saarlandes ist:

Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 4 Abs. 1 SDSG i.V.m. § 39 ff. SHSG.

4.2.4. Rechtsgrundlage für externe Nutzer

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten externer Nutzer sind:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO;
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO;
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e), Abs. 2, Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 4 Abs. 1 SDSG i.V.m. § 3 Abs. 1 S.1, §§ 73 ff. SHSG.

5. Empfänger der personenbezogenen Daten

Empfänger der personenbezogenen Daten sind sämtliche Personen, mit denen über die Anwendungen von Microsoft 365 kommuniziert oder zusammengearbeitet wird. Dies können sowohl Beschäftigte oder Studierende der Universität des Saarlandes als auch externe Nutzer sein.

Weiterer Empfänger ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland. Die Übermittlung an Microsoft erfolgt zum Zwecke der Auftragsverarbeitung i.S.v. Art. 28 DSGVO.

Microsoft behält sich vor, Kundendaten zu eigenen Zwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft hat die Universität des Saarlandes keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft personenbezogene Daten zu eigenen Zwecken verarbeitet, ist Microsoft allein Verantwortlicher und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen.

6. Übermittlung in ein Drittland

Im Rahmen der Übermittlung von Daten an Microsoft zur Auftragsverarbeitung kann eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, beispielsweise die Microsoft Corporation in den USA, nicht ausgeschlossen werden.

Soweit personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, hat Microsoft Irland die von der EU-Kommission verabschiedeten Standarddatenschutzklauseln für Auftragsverarbeiter (abrufbar unter https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc/standard-contractual-clauses-international-transfers_de) abgeschlossen, die im Einzelfall eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erlauben.

7. Speicherdauer

Ihr Nutzerkonto ist aktiv, solange Sie Mitglied der Universität des Saarlandes sind. Nach einer Übergangsfrist von zwei Monaten nach Ausscheiden aus der Universität des Saarlandes wird Ihr Account unwiderruflich gelöscht.

Die personenbezogenen Daten werden 90 Tage nach Löschung des jeweiligen Nutzeraccounts für Microsoft 365 bzw. auf Verlangen oder nach Widerspruch gelöscht.

Für die Auftragsverarbeitung an Microsoft übermittelte Logfiles und Protokolldaten werden nach 180 Tagen gelöscht.

8. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber der Universität des Saarlandes zu:

8.1. Auskunftsrecht

Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden.

Liegt eine solche Verarbeitung vor, können Sie von dem Verantwortlichen über folgende Informationen Auskunft verlangen:

die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden
die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden
die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden oder noch offengelegt werden
die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer
das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden
das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Dieses Auskunftsrecht kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

8.2. Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

Ihr Recht auf Berichtigung kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

8.3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Unter den folgenden Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen:

wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es dem Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen
wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen
wenn der Verantwortliche die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen
wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe des Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen eingeschränkt, werden Sie von dem Verantwortlichen unterrichtet, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

8.4. Recht auf Löschung

8.4.1. Löschungspflicht

Sie können von dem Verantwortlichen verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden, und der Verantwortliche ist verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
Sie widerrufen Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
Sie legen gem. Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
Die Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich, dem der Verantwortliche unterliegt.
Die Sie betreffenden personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

8.4.2. Information an Dritte

Hat der Verantwortliche die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und ist er gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zu deren Löschung verpflichtet, so trifft er unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt haben.

8.4.3. Ausnahmen

Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist

zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information
zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem der Verantwortliche unterliegt, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde
aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO
für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt
zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

8.5. Recht auf Unterrichtung

Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Ihnen steht gegenüber dem Verantwortlichen das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.

8.6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie dem Verantwortlichen bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch den Verantwortlichen, dem die personenbezogenen Daten bereitgestellt wurden, zu übermitteln, sofern

die Verarbeitung auf einer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder auf einem Vertrag gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruht und
die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten direkt von einem Verantwortlichen einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde.

8.7. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Die Universität des Saarlandes verarbeitet die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, sie kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

Sie haben auch das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, bei der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die zu wissenschaftlichen oder historischen Forschungszwecken oder zu statistischen Zwecken gem. Art. 89 Abs. 1 DSGVO erfolgt, dieser zu widersprechen.

Ihr Widerspruchsrecht kann insoweit beschränkt werden, als es voraussichtlich die Verwirklichung der Forschungs- oder Statistikzwecke unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt und die Beschränkung für die Erfüllung der Forschungs- oder Statistikzwecke notwendig ist.

8.8. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

8.9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Die für die Universität des Saarlandes zuständige Aufsichtsbehörde ist das

Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
Tel.: 0681 94781-0
poststelle(at)datenschutz.saarland.de

9. Aktualisierung der Datenschutzerklärung

Die Universität des Saarlandes weist darauf hin, dass das Online-Angebot ständiger Weiterentwicklung und Veränderung unterliegt. Dieser Umstand macht es erforderlich, die Datenschutzerklärung an solche Veränderungen und Weiterentwicklungen anzupassen. Sie sollten daher die Datenschutzerklärung regelmäßig lesen, um sich über Veränderungen hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Falls die Veränderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits erfordern, informieren wir Sie darüber.