Digitalisierungsstrategie der Universität des Saarlandes

1. Zielsetzung

Die Universität des Saarlandes (UdS) gestaltet die Digitale Transformation in Forschung, Lehre und Verwaltung aktiv und sieht darin eine große Chance, die Entwicklung der Universität in all ihren Be­reichen zu unterstützen. Durch die gemeinsamen Anstrengungen aller Bereiche der UdS wurden in den letzten Jahren schon viele Erfolge bei der Digitalisierung erzielt, und die UdS konnte eine Vor­reiterstellung bei der Digitalisierung in der deutschen Hochschullandschaft einnehmen. Diesen Füh­rungsanspruch erklärt die UdS nun als strategisches Ziel und gestaltet konsequent die Digitale Transformation zum Wohle ihrer Mitglieder in allen Bereichen der Universität aus.

Die Transformation von Prozessen und Systemen und die damit verbundenen Neugestaltung von Kommunikation, Vernetzung und der Gestaltung der individuellen Arbeit geht über eine reine Digi­talisierung an der Universität hinaus. Die Prozesse werden nicht nur in einen nun digitalen Prozess umgewandelt sondern an aktuelle Rahmenbedingungen angepasst und grundlegend neu aufge­stellt. Prozesse werden sich dabei sowohl den Systemen als auch dem Servicegedanken unterord­nen, mit dem Ziel, Service, Qualität und Effizienz zu steigern.

Die Mitarbeitenden, die Studierenden und alle Partnerinnen und Partner werden miteinander vernetzt und durch moderne computergestützte Systeme unterstützt, um die Qualität von Forschung und Lehre sowie die Qualität von Service und Verwaltung zu verbessern. Auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz soll zielführend genutzt werden, um eine Unterstützung und Entlastung der Mitarbeitenden und Studierenden zu erreichen und somit die Möglichkeiten für eine weitere Service- und Qualitätssteigerung zu schaffen.

Dabei ist wichtig, dass Mitarbeitende und Studierende fit für die Digitale Transformation gemacht werden und durch Qualifizierung und Weiterbildungsangebote unterstützt werden. Der Fokus der Digitalisierungsstrategie liegt in der Weiterentwicklung von Angeboten und Prozes­ sen,jedoch nicht in einer neuen inhaltlich-strategischen Neuausrichtung von Lehre und Forschung und ebenso wenig in einer grundsätzlichen Abkehr von der Präsenzuniversität.

2. Leitlinien zur Digitalisierung

Die Universität des Saarlandes erhebt einen Führungsanspruch im Rahmen der Digitalen Trans­formation in der deutschen Hochschullandschaft. Dies setzt voraus, dass dieser Prozess an der Universität in der Breite mitgetragen wird. Die Digitale Transformation wird in manchen Bereichen zu großen Veränderungen in bestehenden Prozessen und in der Arbeitsweise führen. Sie muss sich daher an Leitlinien und Regeln orientieren und die sozialen, und gesellschaftlichen Auswirkungen müssen dabei stets im Blick gehalten werden. Durch teilweise weitgehende Veränderungen der individuellen Arbeitsweisen können große Unsicherheiten bei den Mitarbeitenden entstehen. Es ist essenziell, dass die Mitglieder der UdS und insbesondere auch die Führungskräfte diesen Verände­rungen offen begegnen und diese ihren Mitarbeitenden von den Potentialen und Chancen zu überzeugen.

Die Freiheit von Forschung und Lehre soll durch die Digitalisierung unterstützt werden. Dies er­folgt durch die Schaffung von neuen Unterstützungsangeboten und Systemen, jedoch nicht durch inhaltliche Vorgaben. Für die Förderung von Forschung, Lehre und des wissenschaftlichen Nachwuchses sollen Angebote anstatt verpflichtender Systeme geschaffen werden. Dies bedeutet jedoch auch, dass bei der Nutzung von selbst eingerichteten Systemen eine selbstständige Verant­wortung für den Aufbau und Betrieb besteht.

Als Universität mit einer internationalen Ausrichtung und einem nachhaltigen Leitbild muss auch die soziale und gesellschaftliche Verantwortung bei der Digitalisierung berücksichtigt und ge­fördert werden. Dabei sind die Nachhaltigkeitsdimensionen sowohl bei den Zielen als auch bei den Maßnahmen ein notwendiger Kompass. Insbesondere Themen der sozialen Nachhaltigkeit wie Gleichstellung, Chancengleichheit und Diversitätsmanagement und der ökologischen Nachhaltigkeit wie des Klimaschutzes und der Klimaresilienz werden auch bei der Digitalen Transformation systematisch einbezogen. Die Digitale Transformation unterstützt die Nachhaltige Transformation sowohl inhaltlich als auch durch Synergien und gemeinsame Kompetenzentwicklung.

Neben einer kontinuierlichen Evaluation und permanenten Innovation von Prozessen und Sys­temen ist eine transparente Kommunikation und Zielsetzung für eine digitale Transformation er­forderlich.

3. Strategische Prämissen

Um die Ziele der digitalen Transformation an der Universität des Saarlandes zu erreichen, wird eine abgestimmte und zielorientierte Herangehensweise etabliert. Neben den genannten Leitlinien sind dies strategische Prämissen, die eine einheitliche und geordnete Umsetzung fördern und den ge­sellschaftlichen Wandel berücksichtigen. Bei diesen strategischen Prämissen handelt es sich teil­weise um eine komplette Transition bisheriger Denkweisen und Herangehensweisen, um Raum für Innovation und Zukunft zu ermöglichen.

Plattformstrategie

Um einen kontinuierlichen Betrieb und eine langfristige Betreuung der IT-Systeme an der UdS ge­währleisten zu können, unabhängig ob es bei den Systemen um Cloud-Services oder selbst betrie­benen Systemen handelt, ist ein Fokus auf wenige, zentrale und etablierte marktgängige Systeme notwendig. Dadurch wird vermieden, dass durch eine zu große Diversifikation einzelne Systeme nur durch wenige oder sogar einzelne Personen betreut werden müssen. Mit der Wahl von am Markt etablierten Systemen wird sichergestellt, dass externe Beratung und Betreuung ermöglicht wird und das Angebot zum Aufbau von Expertise sowohl bei den IT-Spezialisten als auch bei den An­wendenden zahlreich vorhanden ist. Die Nutzung von am Markt etablierter Systeme kann für die Beschäftigten durch Wiedererkennungseffekte und verbreitete Trainingsmöglichkeiten den Ein-­ bzw. Umstieg vereinfachen und für Studierende eine Vorbereitung auf den Arbeitsmarkt darstellen.

Bei der Nutzung von Standardsoftware, insbesondere bei Cloudsystemen, sollen, soweit möglich, die Prozesse der UdS an die Standardprozesse der Software angepasst werden, so dass notwen­dige Individualentwicklungen auf ein absolut notwendiges Mindestmaß reduziert werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass spätere Softwareanpassungen der Hersteller langfristig kompati­bel sind sowie Fehler und Sicherheitslücken schnell behoben werden können.

Die Plattformstrategie zielt auf einen stabilen und sicheren Betrieb der UdS-Systeme mit größt­möglichem Innovations- und Weiterentwicklungspotential ab.

An der UdS werden folgende strategische Plattformen unterstützt und ausgebaut:

1. SAP und SAP-Cloud Services

Die SAP-Systeme werden an der UdS sowohl für die gesamte Studierendenverwaltung im Student-Lifecycle-Management (SLCM) als auch für die zentrale Ressourcenverwaltung der UdS im Enterprise-Planning-System (ERP-System) eingesetzt. In diesen Systemen werden die essenziellen Stammdaten der UdS verwaltet und viele Prozesse abgebildet. 

Um Schnittstellenproble­ matiken zu vermeiden, sollen möglichst viele Verwaltungsprozesse innerhalb der SAP-Landschaft umgesetzt werden. Die vermehrte Nutzung von SAP-Cloud-Services soll eine nutzerfreundliche Umstellung von SAP­ Prozessen und -Systemen auf eine aktuelle technologische Plattform ermöglichen, mit dem Ziel, das SAP-System auf die Version S4/HANA umzustellen. Mit der Umstellung sollen vermehrt Nut­zende Zugriff auf Funktionen und Daten bekommen, um von einer derzeit sehr zentralen Nutzung zu einer breiten Verfügbarkeit von Informationen und vermehrten dezentralen Nutzung zu gelan­gen.

2. Microsoft 365 und Azure

Microsoft 365 wurde als Kommunikations- und Kollaborationsservice an der UdS eingeführt und soll die Studierenden und Mitarbeitenden bei der täglichen Kommunikation und Arbeit unterstüt­zen. Die Microsoft-365-Plattform deckt mit den zahlreichen integrierten Diensten eine Vielzahl an Anforderungen für eine moderne Arbeitsumgebungab. Das Angebot an aktivierten Diensten wird kontinuierlich weiterentwickelt und ausgebaut. Durch die engen Schnittstellen von Microsoft 365 mit der Azure-Plattform von Microsoft werden auch Dienste innerhalb der Azure-Plattform unter­sucht und angeboten.

Da es sich bei dem Plattformsystem von Microsoft um ein US-Produkt handelt, wird hierbei in be­sonderem Maße auf die Einhaltung von Datenschutzgesetzen und den Prinzipien des Datenschut­zes geachtet.

3. d.3 Dokumentenmanagementsystem und Workflowmanagement

Ein zentrales Dokumentenmanagementsystem wird für alle digitalisierten Akten und strukturierten Dokumente an der UdS eingesetzt. Dieses System wird mittels Schnittstellen an die unterschiedli­chen Fachverfahren und an ein Workflowmanagementsystem angeschlossen, um als revisionssi­cheres Archivam Ende von Prozessen eine rechtssichere und langfristige Archivierung von Prozes­sen und Dokumenten zu bieten. Eine zentrale Workflow-Engine soll die digitale Transformation von Prozessen unterstützen und als Bindeglied zwischen dem Input durch z.B. eine Formular-Plattform und der Bearbeitung in den ent­sprechenden Fachanwendungen oder einem zentralen Ticket-System dienen. Dieses System soll dort eingesetzt werden, wo Workflows von Prozessen nicht innerhalb von Fachanwendungen um­gesetzt werden können.

Cloud first Strategie

Eine zentrale strategische Prämisse für die UdS als eine Universität im digitalen Wandel ist die Cloud-First-Strategie. Die Rahmenbedingungen für den Betrieb von IT-Systemen haben sich grundlegend geändert. Durch den Ausbau der Internetinfrastruktur in Bandbreite, Verfügbarkeit und Stabilität haben sich die Möglichkeiten der Zentralisierung von IT-Services und die dadurch erreichbaren Skaleneffekte ergeben. Der Betrieb von Software als Service (SaaS) verspricht eine stabile und sichere Betriebsumgebung, die immer auf dem aktuellen Stand ist und von allen Weiterentwicklungen profi­tiert. Die kontinuierliche und innovative Weiterentwicklung gibt nicht nur inkrementelle Verbesse­rungen für die tägliche Nutzung der Systeme, sondern verhindert auch eine schleichende Überalte­rung der Systeme und die Notwendigkeit für große Migrations- und Update-Projekte. Für die Mit­arbeitenden bedeutet dies eine stetige Verbesserung der wichtigen Arbeitsmittel.

Ein vergleichbarer Betrieb der Software auf den eigenen Systemen der UdS ist durch den Fachkräf­temangel und die eingeschränkte Konkurrenzfähigkeit des öffentlichen Dienstes dauerhaft nicht möglich. Insbesondere im immer wichtiger werdenden Themengebiet der IT-Sicherheit können Cloud-Anbieter ihre Dienste durch eine erhöhte Reaktionsgeschwindigkeit und Überwachung der Systeme auch außerhalb der Regelarbeitszeiten (24 Stunden am Tag, in Urlaubs- und Krankheitszeiten sowie an Wochenenden und an Feiertagen) besser gegen Eingriffe und Angriffe schützen. Dabei übernimmt bei entsprechender vertraglicher Vereinbarung und konformer Konfi­guration der Cloud-Anbieter auch die Haftung bei Ausfällen oder Vorfällen.

Da bei der Nutzung von Cloud-Systemen die Weiterentwicklung der Software sowohl in Hinsicht auf neue Funktionen als auch bei der Geschwindigkeit von Anpassungen fast vollständig in den Händen der Anbieter liegt, ist ein kontinuierlicher Support durch die verantwortliche Stelle an der UdS unabdingbar. Die UdS wird durch eine ausgewogene Kommunikationsstrategie und, falls not­wendig, Qualifizierungsmaßnahmen auf größere Änderungen in den Cloud-Diensten reagieren. Auf möglicherweise auftretende Fehler auf Betriebsebene der Cloud-Dienste kann die UdS nur in Ab­ hängigkeit mit den Diensteanbietern reagieren und ist bei der Lösung auftretender Probleme auf die Mithilfe dieser angewiesen. Auch für diese Fälle sollte die UdS ausreichend Support bieten kön­nen.

Da insbesondere der Fachkräftemangel zukünftig die Rahmenbedingungen für die UdS noch weiter verschärfen wird, sind Clouddienste bevorzugt zu nutzen.Nur wenn die Dienste die grundlegen­ den Anforderungen der UdS nicht erfüllen oder sie unter Berücksichtigung aller Faktoren nicht wirt­schaftlich wären (zum Beispiel das Wissenschaftliche Hochleistungsrechnen auf Cloud Systemen oder die Speicherung aller Forschungsdaten in der Cloud), werden alternativ eigenbetriebene Lösungen untersucht und ggf. eingesetzt. Dabei können auch Hybrid-Szenarienals geeignete Lösung infrage kommen. Insbesondere die zentralen Systeme der Plattformstrategie sollen in einen sicheren Cloud-Betrieb überführt werden.

Einheit fördern, Vielfalt erlauben

Im Zuge der Plattformstrategie und darüber hinaus werden einheitliche Systeme zentral bereitge­stellt. Darunter sind Systeme, die obligatorisch genutzt werden müssen (z.B. ein einheitliches Zeit­ erfassungssystem, SAP ERP in der Finanzverwaltung, etc.) sowie zusätzliche Angebote, welche nicht zwingend eingesetzt werden müssen (z.B. Moodle). Die einheitliche Nutzung der zentral angebote­nen Systeme wird empfohlen und gefördert. Alternativen werden nicht angeboten. Wird die Entscheidung von dezentraler Stelle getroffen, dass ein angebotenes System nicht den ei­genen Anforderungen entspricht, so ist diese Stelle selbst für die Einführung und den Betrieb der Alternativsoftware verantwortlich. Dies sollte dennoch mit DN und muss mit dem behördlichen Da­tenschutzbeauftragten und IT-Sicherheitsbeauftragen abgestimmt werden.

Digitale Transformation von Prozessen und Kommunikation

Die Bearbeitung von Prozessen an der UdS soll, wo immer möglich, medienbruchfrei in digitaler Formvonstattengehen und so effizient wie möglich erfolgen. Die Prozesse sollen in digitaler Form erfasst und gestartet werden und durch sinnvolle Integration von IT-Systemen und Schnittstellen unterstützt werden. Die digitale Transformation dieser Prozesse erfordert eine Innovationsbereit­schaft und eine Neustrukturierung der Prozesse in einer digitalen Umgebung. Dabei werden bei der Implementierung neuer Software-Lösungen die tradierten UdS-Prozesse, falls möglich, so an­gepasst, dass die Software-Lösungen mit den ausgelieferten Standardfunktionalitäten genutzt wer­den können. Dabei sollte insbesondere auf die Nutzenden- und Kundenfreundlichkeit geachtet werden.

Neben der Digitalisierung der Prozesse soll auch die dazu notwendige Kommunikation durch IT - Systeme unterstützt werden, sodass eine ganzheitliche Abbildung des Workflows ermöglicht und die Transparenz erhöht wird. Bei internen Prozessen soll, wenn gesetzlich möglich, auf Unterschriften verzichtet werden.Bei Anträgen oder innerhalb von Arbeitsprozessen und Workflows, bei denen zurzeit noch Unterschrif­ten eingeholt werden (und dies gesetzlich nicht notwendig ist), soll die Unterschrift durch eine ein­fache digitale Authentifizierung (z.B. durch Anmeldung in einem System oder E-Mail-Bestätigung) ersetzt werden.

Künstliche Intelligenz systematisch nutzen

Die Potenziale der Künstlichen Intelligenz sollen in digitalen Prozessen genutzt werden, um die Mitarbeitenden in der Entscheidungsfindung zu unterstützen oder durch die Übernahme von einfachen bzw. strukturierten Massenverarbeitungen zu entlasten (z. B. Prüfung von Eingangsrechnungen oder eingereichten Zeugnissen bei der Immatrikulation). Beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz soll stets sichergestellt sein, dass Entscheidungen mit ne­gativen Auswirkungen auf die Betroffenen immer durch Mitarbeitende der UdS validiert werden. Durch die rasanten Weiterentwicklungen im Bereich der Künstlichen Intelligenz wird die Entwick­lung genau beobachtet und der Einsatz ständig überwacht und auf Compliance und Datenschutz hin überprüft.

Compliance und Governance

Bei der Einführung oder Weiterentwicklung von IT-Systemen oder digitalen Prozessen müssen Compliance- und Governance-Anforderungen eingehalten werden. Hierzu zählt die kontinuierliche Überprüfung und Einhaltung von Datenschutzanforderungen, die Sicherstellung von IT-Sicher­heitsrichtlinienund Etablierung einesIT-Sicherheits-Managementsystems. Zusätzlich ist die ordnungsgemäße Dokumentationvon Systemen und Prozessen, ein barrierefreierZugang zu den Leistungen, ein umfangreiches Test- und Qualitätsmanagementnotwendig. Eine wirtschaft­licheund insbesondere nachhaltigeEinführung von Systemen sowie deren Betrieb sollte angestrebt werden. Die Auslegung von rechtlichen Rahmenbedingungen sollte immer so erfolgen, dass die Digitale Transformation für Vereinfachungen und qualitativen Verbesserungen für die Mit­glieder der UdS führt, ohne das geltende Recht zu missachten. Hierfür wird eng mit den Personal­vertretungen und den Gremien zusammengearbeitet.

Sowohl beim Datenschutz als auch bei der IT-Sicherheit wird ein abgewogener risikobasierter An­satz verfolgt, da eine hundertprozentige Absicherung nicht möglich ist und deswegen auch nicht von den Gesetzgebern gefordert wird. Hierbei wird immer eine Abwägung zwischen erwartetem Nutzen und nach Ergreifung von Schutzmaßnahmen verbleibendem Restrisiko erfolgen. Dabei wird bei der IT-Sicherheit analog zum risikobasierten Ansatz der EU-Datenschutz-grundverordnung vor­gegangen. Die IT-Sicherheit und IT-Resilienz werden sowohl bei vorhandenen Systemen als auch bei neuen IT-Projekten berücksichtigt und erhöht. Dabei wird eine Balance zwischen Anwender­freundlichkeit und Sicherheit sowie Vernetzung und Abschottung verfolgt. Die IT-Verfahren an der UdS sollen inventarisiert werden und anhand von Datenschutz- und IT-Sicherheitskriterien bewertet werden.

Die gesetzlichen Anforderungenan eine moderne Verwaltung werden bei der Digitalen Transformation berücksichtig und umgestezt.

Intensive Nutzung von Partnerschaften zur Digitalen Transformation

Für eine erfolgreiche Digitale Transformation ist die Nutzung von Partnerschaften sinnvoll und er­forderlich. Regelmäßiger Erfahrungsaustausch, die Übernahme von Best-Practice-Lösungen und der gemeinschaftliche Betrieb von IT-Systemen zur Nutzung von Skaleneffekten sind nur einige Bei­spiele für Möglichkeiten von Partnerschaften in der Digitalisierung.

Die UdS pflegt das in den letzten Jahren aufgebaute Netzwerk sowohl mit anderen saarländischen Akteuren, insbesondere dem UKSund den saarländischen Hochschulen,sowie mit anderen Peer­-Hochschulenin Deutschland und inter-national. Auch Kooperationen mit privatwirtschaftlichen Unternehmen sowie anderen Organisationen und öffentlichen Einrichtungen, z.B. für die gemeinsame Beschaffung, sind im Aufbau und zum Teil be­reits etabliert.

4. Strategische Handlungsfelder

Die Priorisierung der Digitalisierungsprojekte erfolgt anhand der Auswirkungen und des Einflusses auf die Bereiche Forschung, Lehre, Studium und Weiterbildung sowie anhand der unterstützenden und übergreifenden Bereiche. Diese werden nachfolgend näher bestimmt und betrachtet.

4.1 Forschung

Der Einfluss und das Potential von Digitalisierung und digitaler Transformation in der Forschung hängt stark von den Forschungsthemen und -methoden ab. Die digitale Transformation der For­schung hält jedoch Einzug in immer mehr Fachbereiche und Forschungsprojekte, sei es durch digi­tale Bilderfassung und -verarbeitung, Machine Learning, Messtechnik oder Künstliche Intelligenz.

Für eine zukunftsgerichtete Unterstützung der digitalen Transformation in der Forschung erfordert es einen Auf- bzw. Ausbau von Forschungsunterstützungssystemen (z.B. ein digitales Labor­buch oder Software zur Erstellung und Durchführung von empirischen Erhebungen). Dies erfolgt an der Universität des Saarlandes durch den Ausbau zentral vorgehaltener Dienste wie z.B. für das wis­senschaftliche Rechnen oder eines übergreifenden Forschungsdaten-managements. Mit dem zent­ralen Angebot an Rechenkapazitäten für Hochleistungsrechensysteme (High-Performance­ Computing)sollen die dezentralen Systeme auf dem Campus gebündelt und Synergien geschaffen werden, sodass sich das Gesamtangebot verbessern wird. Durch das Angebot und die Beratung sollen die Möglichkeiten des Hochleistungsrechnens über bestehende Anwendungsfälle auch auf neue Forschungsgebiete ausgeweitet werden, um neue Potentziale zu heben und einen interdiszipli­nären Austausch zu fördern.

Zusätzlich wird ein zentrales Angebot für ein Forschungsdatenmanagement für die Speicherung, Veröffentlichung und Wiederverwertung von Forschungsdaten, -ergebnissen und -projektenaufgebaut. Hierbei steht neben der notwendigen Hardware für die Speicherkapazitäten auch ein Beratungs- und Unterstützungsangebot für eine systematische Erfassung von Metadaten für den Aufbau von strukturierten Repositorien im Fokus. Für die Anbindung des Campus Homburg an die zentralen Angebote wird der Ausbau des Datennetzes nach Homburgweiter vorangetrie­ben.

Die Universität des Saarlandes bekennt sich grundsätzlich zu Open Access und Open Science und fördert den freien Zugang zu Forschungsdaten sowie den wissenschaftlichen Austausch und die internationale Forschungskooperation.Hierfür werden bestehende Kommunikations- und Kolla­borationssysteme ausgebaut. Die Forschenden an der UdS sollen durch die digitale Transformation von forschungsnahen Ver­waltungsprozessenbesser unterstützt werden. Dies beinhaltet unter anderem die Einführung einer IT-unterstützten Drittmittelverwaltung und eines Vertragsmanagements für Drittmittelprojekte.

4.2 Lehre, Studium und Weiterbildung

Die Digitalisierung in Lehre, Studium und Weiterbildung wurde an der UdS sehr stark in den einzelnen Bereichen des Student-Life-Cycle-Managements vorangetrieben (papierlose Bewerbung/Zulassung, Unterstützung der Studierendenverwaltung, elektronische Prüfungs­ verwaltung, Veranstaltungsbelegung, elektronisches Vorlesungsverzeichnis). Die Digitalisie­rung in diesen Bereichen wird durch das Projekt zur Einführung von SAP SLCM als gemeinsa­mes Campus-Management-System (CMS) der saarländischen Hochschulen UdS, Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes (htw saar), Hochschule der Bildenden Künste Saar (HBK saar) und Hochschule für Musik Saar (HfM Saar) systematisch ausgebaut und weiterent­wickelt.

Im Bereich des Learning-Managements gibt es an der UdS bereits zahlreiche Angebote. Hier­unter zählen insbesondere der Flächenausbau von Moodle als zentrales Learning-Manage­ment-System, viele Unterstützungsangebote zur Digitalen Lehre für Lehrende und Studie­rende, zahlreiche Innovationsprojekte und auch die Ausstattung von Lehrräumen mit moder­ner Technik zur Unterstützung von innovativer Digitalmethodik und -didaktik. Diese Angebote sollen auch insbesondere im Weiterbildungsbereich angeboten und durch Kooperationen mit anderen Hochschulen ausgeweitet werden.

Auf dieser Basis und mit dem Ziel der Weiterentwicklung und Innovation der akademischen Lehre wie auch des Studiums verfolgt die Universität die folgenden strategischen Ziele:

  • Digitale Kompetenzen der Lehrenden und Studierenden gezielt fördern, u.a. durch entsprechende Unterstützungs- und Schulungsangebote.
  • Entwicklung des Hybrid-Modells über eine in der Präsenzlehre integrierte digitale Lehre
  • Zukunftsweisende Gestaltung von modernen Lehr- und Lernorten
  • Ausbau der digitalen Kommunikationswege für eine zielgruppengerechte und serviceorien­tierte Kommunikation
  • Individualität, Kooperativität und Interaktion durch Kommunikations- und Kollaborationssysteme sowie durch Möglichkeiten zum selbstorganisierten Lernen fördern.
  • Lehre für neue außeruniversitäre Zielgruppen durch Kooperationen erweitern und öffnen.
  • Digital gestützte Weiterbildungsangebote aufbauen.
  • Die UdS durch qualitätsorientierte Standards in Lehre und Studium weiterentwickeln.
  • leistungsfähige Prozesse durch eine gezielte digitale Prozessgestaltung etablieren.

Um diese Ziele zu erreichen, wird das Portfolio an digital gestützten Lehr- und Lernangeboten ausgebaut. Die Lehrenden und Studierenden werden in Bezug auf digital gestütztes Lehren, Studieren, Weiterbilden und bezogen auf digitale Schlüsselkompetenzen gefördert, weiterge­bildet, beraten bzw. unterstützt. Insbesondere die Rolle von Künstlicher Intelligenz in der Lehre wird sorgfältig aufgearbeitet und im Sinne einer AI-Literacy (Befähigung zu einem selbstbestimmten Umgang mit neuen Technologien der Künstlichen Intelligenz) in die Lehre integriert werden. Zusätzlich wird das Angebot an digitalen Medien bzw. Educational Techno­logies erweitert werden. Für eine optimale Vorbereitung auf eine moderne Arbeitswelt sollen die Studierenden in dem Umgang mit Office 365 und fachrelevanter Standardsoftware ge­schult werden. Zentrale Angebote an Systemen für die Lehre (unter anderem das Learning-Management-Sys­tem Moodle sowie das Kommunikations- und Kollaborationssystem MS Teams) werden konti­nuierlich weiterentwickelt.

Es werden Lehr- und Lernräume eingerichtet, die mit digitaler IT-Infrastruktur auf aktuellem Stand der Technik für den Weiterbildungs- und Beratungsbedarf im Aufgabengebiet des digi­talen Lehrens, Studierens, Weiterbildens für die Zielgruppen Lehrende und Studierende aus­gestattet sind. Um die Lehrenden auch bei der Implementierung von digitalen Lehr-Lerninhal­ten in deren Lehrveranstaltungen zu unterstützen, wird langfristig ein sukzessiver und nach­frageinduzierter Ausbau der medientechnischen Ausstattung der Hörsäle und Seminarräume durchgeführt. Diese sollen ein zeitgemäßes Multimediaangebot unterstützen, beispielsweise die Möglichkeit bieten, Vorlesung zu streamen und aufzuzeichnen. Ein zentrales Ton- und Videostudio für die Erstellung von digitalen Lehr-Lerninhalten wird aufgebaut.

Das laufende Campus-Management-Projekt der saarländischen Hochschulen steht im Kontext der Überlegungen zur Weiterentwicklung des saarländischen Hochschulsystems und zu einer stärkeren Kooperation der Hochschulen. Die kooperierenden Hochschulen begreifen die CMS-Einführung als Element der Organisationsentwicklung, das die zugehörigen Strukturen und Prozesse im Rahmen des Projekts kritisch prüft und angemessen weiterentwickelt mit dem Ziel, hierdurch eine Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung zu erreichen. Das hochschulübergreifende Campus-Management-System wird den gesamten Student-Life-Cycle und damit das Studierendenmanagement (inkl. Bewerbung/Zulassung; auch in Anbindung an das dialogorientierte Serviceverfahren der Stiftung für Hochschulzulassung) sowie das Lehr­veranstaltungs-, Raum- und Prüfungsmanagement umfassen.

4.3. Unterstützung übergreifend

Die Forschung und die Lehre werden durch die Verwaltung und übergreifende Strukturen unter­stützt und ermöglicht. Eine moderne und digitale Verwaltung entlastet die Forschung und Lehre und schafft Raum für Innovation und Qualität. Das Ziel der Digitalen Transformation von Verwaltung und Unterstützungsstrukturen ist immer die Steigerung von Prozessqualität und Entlastung der Mitarbeitenden und Studierenden zur Förde­rung von Qualität in Lehre und Studium.

4.3.1 Verwaltung

Die zentrale und dezentrale Verwaltung der UdS kann besonders von den Möglichkeiten der Digi­talisierung profitieren und ist gleichzeitig durch verschiedene Gesetze und Verordnungen zu einem Wandel verpflichtet. Die Digitale Transformation von Verwaltungsprozessen fördert eine Innovationsbereitschaft und eine Serviceausrichtung zur Steigerung von Qualität und zur Senkung der Bearbeitungsdauer. Bei der Gestaltung digitaler Prozesse sollen Medienbrüche vermieden werden und evaluiert werden, bei welchen Prozessschritten ein menschlicher Eingriff noch erforderlich ist, um die Anzahl der ma­ nuellen Bearbeitungsschritte zu minimieren. Dabei helfen Prozessautomatisierungsschritte, KI­ Unterstützung sowie Schnittstellen zu vorhanden Systemen, um die manuelle Übertragung von Informationen zu reduzieren. Werden Formulare für Prozesse genutzt, sollen diese in digitaler Formangeboten werden und die AnzahI der auszufüllenden Daten minimiert werden (durch Analyse, ob die abgefragten Daten wirklich für die Bearbeitung des Prozesses benötigt werden oder durch automatisches Befüllen der Datenfelder durch Schnittstellen). Die Prozesse sollen dokumentiert werden, so transparent wie möglich erfolgen und durch ausreichen Informationen begleitet werden. Wo möglich werden Prozesse innerhalb von Fachanwendungen abgebildet. Stehen keine Fachan­wendungen zur Verfügung oder sind diese für die entsprechenden Prozesse nicht geeignet, sollen die Prozesse über möglichst einheitliche Verfahren angeboten werden. Hierfür ist ein zentrales Workflowmanagementsystem aufzubauen. Den Mitarbeitenden und Studierenden soll, wo es möglich ist, die Möglichkeit zu Einsichtnahme in Stammdaten sowie der selbstständigen Verwaltung der Daten (Seif-Services)gegeben werden. Die Kommunikation mit und innerhalb der Verwaltung soll ausgebaut und vorhandene Barrieren abgebautwerden.

4.3.2 Infrastruktur und IT-Services

Eine gute und zuverlässige Infrastruktur ist für die Digitale Transformation der UdS essenziell. Dabei muss sichergestellt sein, dass die Infrastruktur für die Mitarbeitenden und Studieren­den ausreichend verfügbarist, insbesondere die Abdeckung des W-Lan sowie der Anbindung der Gebäude mit modernen Glasfaserleitungen, und aktuellen Sicherheitsstandardsent­spricht. Durch die Verlagerung von Servern und Services in die Cloud werden die Systeme an der UdS weiter entlastet und können durch das vorhandene IT-Personal besser betreut werden. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass durch die gestiegenen Anforderungen der Digitalisierung ausreichend Serverkapazitäten vorgehalten werden. Eindeutige digitale Identitäten (Accounts) sind ein zentraler Bestandteil der digitalen Infra­struktur. Das Identitätsmanagement und die Zugriffssteuerung werden weiter modernisiert werden und vor Kompromittierung und Eingriffen Externer geschützt (z.B. durch automati­sierte risikobasierte Zugriffseinschränkungen und Multi-Faktor-Authentifizierung). Hierbei wird eine stärkere Vernetzung der identitätsverwaltenden Systeme von SAP (SAP SuccessFac­ tors für Mitarbeitende und SAP SLCM für Studierende) mit der Zugriffsverwaltung der Micro­soft-Plattform (Entra ID, ehern. Azure AD) vorangetrieben. Zusätzlich wird der Einsatz von Sin­ gle-Sign-On-Services über die Azure AD ausgebaut. Eine Entkopplung der cloudbasierten Azure AD und des eigenbetriebenen Identitätsmanagementsystems ist für eine Aufrechterhal­tung der Betriebsfähigkeit in einem IT-Sicherheitsvorfall an der UdS erforderlich. Der IT-Support für die Mitarbeitenden der UdS wird ausgebaut und verbessert. Die IT-Systeme sind immer mehr Bestandteil der täglichen Arbeit, und ein Ausfall oder fehlender Zugriff beeinflusst die Qualität der Arbeit. Ein zusätzlicher IT-Support für Schlüsselpositionen und zur Aufrechterhaltung des Lehr- und Lernbetriebs soll eingerichtet werden.

4.3.3 Kommunikationsinstrumente und Prozesskommunikation

Ein zentrales Element der Digitalen Transformation ist der Informationsfluss und die Gestaltung der Kommunikation. Dies gilt sowohl für die unstrukturierte Kommunikation zwischen den Mitgliedern der UdS (und darüber hinaus) über moderne Kommunikationsmedien (E-Mail, Chat, Videokonfe­ renzen, Telefonie) als auch für die strukturierte Kommunikation (Formulare, Prozesse, Ticketsys­ teme, etc.) und eindimensionale Kommunikation (Ankündigungen, Intranet, Handreichungen, etc.).

Im Zuge der Digitalen Transformation sollen die Kommunikationsinstrumente modernisiert werden und eine strukturierte Kommunikation technisch unterstützt werden, z.B. durch das Anreichern von Prozessen mit notwendigen (Meta-)Daten oder den Einsatz von Chatbots für eine initiale Unterstüt­zung der Problemsuche. Das Ziel der technischen Unterstützung bei (Kommunikations-)Prozessen ist eine Aufwandsminderung sowohl bei der sendenden als auch bei der empfangenden Stelle sowie die Steigerung von Qualität und Service. Als wichtiges Prinzip gilt hier, dass eine redundante Eingabe von Daten vermieden werden soll, sowie dass geprüft wird, welche Daten für die Bearbei­tung eines Prozesses tatsächlich notwendig sind.

4.3.4 Qualifizierung und Motivation

Die Digitale Transformation wird durch Qualifizierung und Motivation der Mitarbeitenden unter­stützt. Dies gilt sowohl für die Vorbereitung und Durchführung der Digitalen Transformation als auch für die dadurch resultierenden Veränderungen und neuen Systeme. Die Führungskräfte haben eine besondere Aufgabe für die Sensibilisierung der Mitarbeitenden, und sie haben eine motivierende Funktion. Das Führungskräfteentwicklungsprogramm sollte um As­pekte der Digitalen Transformation und deren Unterstützung erweitert werden.

Die Fachverantwortlichen sollen durch Qualifizierungsmaßnahmen für eine transformative Entwick­lung von Prozessen vorbereitet werden, und ein offenes Mindset für Veränderung soll gefördert und trainiert werden. Da die Digitalisierung inhärent eine vermehrte Nutzung von digitalen Medien verursacht, wird eine Sensibilisierung der Themen Datenschutz und IT-Sicherheit durchgehend begleitend stattfinden.

5. Strukturen

Die Umsetzung der Digitalisierungsstrategiean der Universität des Saarlandes ist eine gemeinsame Kraftanstrengung und bedarf der Mitwirkung aller Mitarbeitenden. Federführend ist es die Aufgabe der Person des Chief Digital Officers (CDO) der UdS, die Umsetzung und Weiterentwicklung der Di­gitalen Transformation an der Universität des Saarlandes zu koordinieren und zu leiten. Unterstüt­zung erhält der oder die CDO durch weitere Organisationseinheiten, Funktionsträger und Gremien.

5.1 Chief Digital Officer

Der oder die Chief Digital Officer wird vom Präsidium ernannt und übernimmt eine integrierende, koordinierende und steuernde Funktion für die Digitale Transformation der Universität des Saarlan­ des. Er oder sie entwickelt gemeinsam mit den relevanten Akteurinnen und Akteuren die strategi­schen Ziele der Digitalisierung weiter und steuert die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie. Er oder sie koordiniert die zentralen und dezentralen IT-Dienstleistungsbereiche der Universität.

Der oder die CDO berichtet in den Gremien der UdS über den Fortschritt der Digitalen Transforma­tion und berät das Präsidium in allen relevanten Fragestellungen der Digitalisierung. Als Vorsit­zende/r des Auftraggeberausschusses Digitalisierung nimmt er Einfluss auf die Priorisierung der Digitalisierungsmaßnahmen und als Vorsitzende/r des IT- und Digitalisierungsausschusses ist er/sie im regelmäßigen Austausch mit den Mitgliedern der UdS zur Digitalisierung.

5.2 Der Auftraggeberausschuss Digitalisierung

Der Auftraggeberausschuss Digitalisierung soll in Vertretung für das Präsidium als agiles Entschei­dungsgremium über die Priorisierung von großen Digitalisierungsprojekten entscheiden und benö­tigte Ressourcen freigeben. Der Ausschuss gilt als Auftraggeber der großen Digitalisierungsprojekte und wird regelmäßig über den Projektverlauf informiert, und er trifft    richtungsweisende Entschei­dungen.

Der Auftraggeberausschuss Digitalisierung besteht aus dem Vizepräsidenten/der Vizepräsidentin für Verwaltung und Wirtschaftsführung und dem oder der CDO und wird durch die Leitung der Di­gitalisierungsstelle der UdS beraten und unterstützt.

5.3 Die Digitalisierungsstelle der UdS

Bei der Umsetzung der Maßnahmen muss auf projektspezifische Rahmenbedingungen eingegangen werden. So kann bei einigen Projekten eine zentrale Steuerung sinnvoll sein und bei anderen Projekten eine dezentrale Steuerung mit Unterstützung von zentraler Stelle. Es soll jedoch sichergestellt werden, dass die Informationen und die Kommunikation an zentraler Stelle zusammenlaufen. Die Digitalisierungsstelle der UdS übernimmt die Projektsteuerung und Koordinierung von Digitali­sierungsmaßnahmen und unterstützt alle Bereiche der UdS bei der Digitalen Transformation. Neben der Einführung neuer digitaler Systeme und Prozesse ist die Digitalisierungsstelle für die Be­treuung und Weiterentwicklung von UdS-Systemen in der Cloud zuständig. Sie leistet Support und hilft bei der Implementierung weiterer Prozesse in vorhandene Systeme. Sie stimmt sich dazu mit dem hochschulübergreifenden Hochschul-IT-Zentrum (HIZ) des Saarlandes ab.

Die Digitalisierungsstelle der UdS ist für die Erfassung von Anforderungen für die Digitale Transfor­mation und einzelner Digitalisierungsmaßnahmen zuständig. Hier werden initiale Anforderungen gesammelt und die Bedarfsstellen beraten und bei der Weiterentwicklung der Anforderungen und Bedarfe unterstützt. Um die zahlreichen Digitalisierungsprojekte umzusetzen und die Digitale Transformation zu beglei­ten sowie den operativen Support zu leisten, sollte die Digitalisierungsstelle der UdS als zentrale Einrichtung oder Dezernat aufgestellt werden und mit genügend Ressourcen ausgestattet werden.

5.4 Der IT- und Digitalisierungsausschuss

Da die Digitalisierung eine Veränderung der täglichen Arbeit der Beschäftigten und Studierenden mit sich bringt, erfolgt die Vorbereitung und Durchführung von Digitalisierungsmaßnahmen in en­ger Abstimmung mit den Nutzenden. Der IT- und Digitalisierungsausschuss ist für diesen universi­tätsweiten Austausch zur Digitalisierung zuständig. In diesem Ausschuss werden die Mitglieder der UdS über laufende und zukünftige Projekte informiert; diese haben somit die Möglichkeit, direktes Feedback an die für IT und Digitalisierung zuständigen Stellen zu geben. Dem Ausschuss sollen Vertretende aller Statusgruppen und Fakultäten sowie weiterer zentraler Einrichtungen angehören. Geleitet wird der Ausschuss durch den/die CDO. Er soll einmal pro Quartal tagen.

5.5 Das Hochschul-IT-Zentrum als Dienstleister der UdS-IT

Das Hochschul-IT-Zentrum (HIZ) ist der gemeinsame IT-Dienstleister der saarländischen Hochschu­len. Das HIZ ist für die IT-lnfrastruktur (z.B. Netzanbindung von Gebäuden, Arbeitsplätzen und über WLAN, Basissoftware, ldentity und Accessmanagement) zuständig und unterstützt die UdS mit dem Betrieb von zentralen Diensten und Softwarelösungen   sowie durch einen zentralen Support. Als gemeinsamer Dienstleister der saarländischen Hochschulen sollen Synergieeffekte genutzt werden, um die Anforderungen der Hochschulen an eine moderne IT-Umgebung zu bedienen. Bei spezifischen Anforderungen der UdS oder bei Anforderungen, welche über den Basisbetrieb hinausgehen, unterstützt das HIZ die Digitalisierungsstelle der UdS bei der Planung und Umsetzung von diesen Digitalisierungsprojekten.

5.6 Datenschutz und IT-Sicherheit

Für eine nachhaltige und gesellschaftlich akzeptierte Digitale Transformation ist die besondere Be­achtung von Datenschutz und IT-Sicherheit essenziell. Beide hängen oft voneinander ab. Die be­sondere Bedeutung dieser Symbiose zeigt sich auch in der Zusammenfassung der Aufgabenge­biete in einer gemeinsamen Organisationseinheit. Die beiden Themen Datenschutz und IT -Sicher­heit liegen in der Gesamtverantwortung der Universitätsleitung. Daher muss für die Leitung und die gesamte Universität ein lnformationssicherheits-Managementsystem (ISMS) eingeführt werden. Auch die Betreiberverantwortung von einzelnen Diensten, welche auf den Servern der UdS bzw. des HIZ betrieben werden, muss sichergestellt und unterstützt werden.

Die Einheit für Datenschutz und IT-Sicherheit sollte für die Digitale Transformation weiter gestärkt und ausgebaut werden. Sie sollte eng mit der Digitalisierungsstelle der UdS zusammenarbeiten und diese aktiv bei der Umsetzung von Projekten unterstützen und beraten.