Sehr geehrte Eltern und Erziehungsberechtigte,
der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bzw. der Ihres Kindes ist uns wichtig, weshalb wir Sie an dieser Stelle gerne informieren, zu welchem Zweck die Universität des Saarlandes Ihre Daten erhebt, verarbeitet und nutzt. Der Information können Sie auch entnehmen, welche Rechte Ihnen bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten bzw. der Ihres Kindes zustehen.
1. Für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle
Verantwortlich im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die Universität des Saarlandes, vertreten durch den Universitätspräsidenten, Campus, 66123 Saarbrücken. Die Kontaktdaten der zuständigen Person für Datenschutz lauten: Meerwiesertalweg 15, 66123 Saarbrücken, Tel.: 0681 302-2813, E-Mail: datenschutz(at)uni-saarland.de.
2. Datenkategorien, Zweck der Datenerhebung und Rechtsgrundlage
Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten bzw. die Ihres Kindes zu den nachfolgend genannten Zwecken und auf Basis der nachfolgend genannten Rechtsgrundlagen:
- Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre Daten bzw. die Ihres Kindes im Zusammenhang mit der Leistungserbringung unserer Ferienbetreuung FUNKT, um die ordnungsgemäße Planung, Organisation, Durchführung und Abrechnung des Ferienbetreuung zu ermöglichen. Die Angaben sind erforderlich, um Anmeldungen und Buchungen für die Ferienbetreuung zu ermöglichen, die Belegung der einzelnen Betreuungswochen zu planen, Anfragen zu beantworten, Informationen zum spezifischen Ferienprogramm zu senden, erbrachte Leistungen abzurechnen sowie einen etwaigen geldwerten Vorteil bei der Ermittlung der Sozialversicherungsbeiträge als auch der Lohnsteuerberechnung in der Lohn-/Gehaltsabrechnung gemäß den gesetzlichen Vorgaben zu berücksichtigen. Dies sind allgemeine Personendaten des zu betreuenden Kindes, allgemeine Personen- und Kontaktdaten der Personensorgeberechtigten und weiterer Kontaktpersonen sowie bei Mitgliedern der Universität des Saarlandes zusätzlich die Personal- bzw. Matrikelnummer. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1a DSGVO.
- Soweit Gesundheitsdaten verarbeitet werden, erfolgt dies ebenfalls zu den o. g. Zwecken. Dies sind Daten bzgl. bei Ihrem Kind vorliegenden Allergien, Medikamenten- und Nahrungsmittelunverträglichkeiten sowie des Impfstatus. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 DSGVO bzgl. des Masern-Impfstatus i. V. m. § 20 Abs. 9 IfSG.
- Ihre Daten bzw. die Ihres Kindes werden zudem anonymisiert genutzt zu statistischen Zwecken, zur Qualitätssicherung sowie für die Erstellung von Projektberichten. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1a DSGVO.
- Die Aufnahme von Fotos und Filmaufnahmen erfolgt ausschließlich zur Unterstützung der Öffentlichkeitsarbeit und der Dokumentation der Arbeit der Universität des Saarlandes und ihrer Kooperationspartner. Die Verarbeitung von Fotos und Filmaufnahmen erfolgt aufgrund ausdrücklicher Einwilligung der Personensorgeberechtigten bzw. der Betroffenen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1a DSGVO. Die Veröffentlichung ausgewählter Bilddateien in (Print-)Publikationen der Universität des Saarlandes sowie auf deren Homepage/Social Media-Profilen o. ä. ist für die Öffentlichkeitsarbeit der Universität des Saarlandes erforderlich. Rechtsgrundlage ist insoweit unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1f DSGVO
3. Datenempfänger*innen
Im Rahmen der oben genannten Verwendungszwecke kann es erforderlich sein, dass Ihre bzw. die Daten Ihres Kindes an interne und externe Empfänger*innen übermittelt werden müssen. Ihre personenbezogenen Daten bzw. die Ihres Kindes werden weitergegeben an:
- Eingeschränkter Kreis an Beschäftigten der Universität des Saarlandes, die mit Aufgaben zur Erfüllung der oben genannten Verwendungszwecke betraut sind.
- Kooperationspartner im Rahmen der Ferienbetreuung; Kooperationspartner sind alle Veranstalter der Betreuungsangebote sowie deren Beschäftigte.
- Es können Fotos an die regionale Presse zur Berichterstattung weitergegeben werden, sofern Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben.
- Für den Fall, dass eine ärztliche Versorgung notwendig ist, werden die notwendigen Daten an Ärzte, Krankenhäuser oder sonstiges medizinisches Versorgungspersonal weitergegeben. Dies dient dem Schutz und der Sicherheit Ihres Kindes.
- Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten bzw. die Ihres Kindes in ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.
4. Dauer der Speicherung
Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Erfüllung der oben genannten Zwecke verarbeitet. Nach der Zweckerfüllung werden die vorgenannten Daten, sofern systemseitig möglich, gelöscht; andernfalls wird der Personenbezug durch Anonymisierung entfernt und ein Zugriff auf Ihre Daten gesperrt. Gesetzliche, vertragliche oder satzungsmäßige Aufbewahrungsfristen können die Löschung bzw. Sperrung der Daten hemmen.
- Ihre Daten bzw. die Ihres Kindes, welche Auswirkung auf die Rechnungslegung haben, sind verpflichtend zehn Jahre lang zu speichern.
- Fotos und Filmaufnahmen, welche für die Zwecke der Öffentlichkeitsarbeit der Universität des Saarlandes gemacht werden, werden vorbehaltlich eines Widerrufs der Einwilligung der Personensorgeberechtigten bzw. der Betroffenen auf unbestimmte Zeit zweckgebunden gespeichert. Im Falle der Einwilligung werden mit Widerruf der Einwilligung die personenbezogenen Daten gelöscht bzw. zeitnah von der Webseite entfernt. Handelt es sich um gedruckte Medien (Berichte, Faltblätter, Broschüren) werden die noch vorrätigen Druckerzeugnisse der alten Auflage vollständig aufgebraucht. Bei Gruppenfotos erfolgt eine Verpixelung der einzelnen Person oder die Entfernung des Fotos. Soweit die Einwilligung nicht widerrufen wird, gilt sie zeitlich unbeschränkt.
5. Rechte der Betroffenen
Nach den Vorschriften der DSGVO stehen Ihnen verschiedene Rechte zu:
- Recht auf Auskunft über die gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO);
- Recht auf Berichtigung oder Löschung der gespeicherten Daten (Art. 16, 17 DSGVO);
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO);
- Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO;
- Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO);
- Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). Die für die Universität des Saarlandes zuständige Aufsichtsbehörde ist das
Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland,
die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit,
Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken,
0681 94781-0; poststelle(at)datenschutz.saarland.de
- Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung. Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.