Aktuelle Meldungen

Hinweis: Die Informationen zum Projektstand werden etwa viermal im Jahr oder anlassbezogen aktualisiert.

Statusupdate vom 25.10.2023

Systemperformance

Nach den umfangreichen Untersuchungen und Maßnahmen der vergangenen Monate verzeichnen wir eine deutliche Verbesserung der Systemperformance sowohl für Sachbearbeiter*innen als auch für Studierende und Bewerber*innen. Dem HIZ wurden diesbezüglich auch während der Hochphasen in den Bewerbungsverfahren keine Probleme gemeldet.

Studierendenmanagement / Bewerbung und Zulassung

  • Optimierung der Bedienung der mobilen Ansicht
  • Neue Einführung des Buttons „Verzicht“ an htw saar, HBKsaar und HfM  
  • Umsetzung der neuen Anforderungen an die Krankenkassenschnittstelle und weitere Optimierungen 
  • Umsetzung eines neuen und verbesserten Layouts im Bewerbungsportal inkl. Archivbereich für ältere Bewerbungen  
  • Entwicklungen im Test: Optimierung der Sicht der Fachverantwortlichen, Gebührenanzeige in den Entscheidungen, Nachreichanforderungen, Maximalzahlen bei höheren Fachsemestern  

Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement 

  • Entwicklung weiterer Berichte und Auswertungen 
  • Umfangreiches Update der App „Noten eingeben“ (noch nicht produktiv) 
  • Weiterentwicklung der Abschlussdokumente: Datenaufbereitung HBK-Studiengänge 
  • Verbesserungen bei der polyvalenten Nutzung von Akademischen Leistungen 
  • Beginn der Entwicklungen zum dezentralen Anlegen und Verknüpfen des Lehr- und Prüfungsangebots 

GoLive der App "MyStudents" an htw saar erfolgt (21.06.2023)

Ab sofort steht im SIM-Portal der htw saar die Kachel „My Students“ zur Verfügung; dahinter verbirgt sich die SAP-Fiori-Applikation „Student File“. In dieser App werden die der jeweiligen Organisationseinheit zugeordneten Studierenden angezeigt. Die Applikation dient in Version 1.0 dem reinen Anzeigen einer Vielzahl an Studierendendaten.

Folgende Updates sind bereits in Planung:

  • Eingeben des Abgabedatums von Abschlussarbeiten
  • Ändern des Titels/Themas von Abschlussarbeiten
  • Information an Prüfungsverwaltung bzgl. Abschlussarbeiten

Statusupdate vom 27.04.2023


Studierendenmanagement / Bewerbung und Zulassung

Die Bewerbungs- und Immatrikulationsportale der HfM Saar, HBKsaar und htw saar für das Wintersemester 2023/2024 wurden fristgerecht geöffnet. Das Portal der UdS ist in Vorbereitung. Die Tests zum DOSV sind an htw saar und UdS erfolgreich verlaufen.

Abseits des Regelbetriebs sind derzeit folgende Weiterentwicklungen für die kommenden Wochen geplant oder teilweise bereits umgesetzt:

  • Integration des Studieneignungstests Psychologie (BaPsy-DGPs) in das Bewerbungsportal der UdS
  • Optimierung des DOSV-Verfahrens für Mitarbeiter*innen
  • Die Entwicklung zur Ansicht eines Gesamtdokumentes der Bewerbungsunterlagen für Mitarbeitende der Hochschulen ist abgeschlossen.
  • Erste Optimierungen an den technischen Fehlermeldungen für Studierende wurden durchgeführt.
  • Die Vorbereitungen zur Verfügungstellung des englischsprachigen Exmatrikulationsantrages sind fast beendet.
  • Neue Entwicklung: Hinweise für Studierende und Bewerber*innen zum Prozess bzgl. mehrerer Einschreibungsanträge (Abfrage zur Gültigkeit der parallelen Anträge im Portal)
  • Neue Entwicklung im Test: Bessere Führung des Studierenden beim nachträglichen Hochladen von Dokumenten im Bewerbungsportal
  • Neue Entwicklung im Test: Optimierung der Führung im Bewerbungs-/Einschreibefragebogen in der mobilen Ansicht


Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement

Rollout der App „StudentFile“ an der htw saar:  dezentrales Anzeigen ausgesuchter Studierendenstammdaten wie bspw. Anschrift, Mail-Adressen, externe Leistungen.

Ansonsten fokussiert man sich derzeit auf die Entwicklung des Studienmanagers Release II. Dieser beinhaltet beispielsweise Erweiterungen bei der Prüfungsplanung oder eines Online-Vorlesungsverzeichnisses. Darüber hinaus kümmert man sich um Nacharbeiten nach dem erfolgreichen Go-Live der HBKsaar. Ein weiterer wichtiger Punkt sind Weiterentwicklungen im Bereich der Abschlussdokumente und damit verbunden die Übergabe der Abschlussdokumente an die htw saar bzw. das dortige DFHI. Das Teilprojekt arbeitet darüber hinaus am nächsten und letzten hochschulspezifischen Go-Live, nämlich der UdS.

Statusupdate vom 07.02.2023


Systemperformance

Die Bewerbungs- und Immatrikulationsphase für das Sommersemester 2023 und somit die entsprechenden Portale laufen stabil. Die Fehler belaufen sich auf einzelne und übliche kleinere Fehler, die umgehend von HIZ ggf. in Kooperation mit den Implementierungspartnern behoben werden. Seitens Fachabteilungen, Bewerber*innen und Studierenden werden keine massiven Performanceprobleme wie vor einigen Monaten gemeldet. Es ist also davon auszugehen, dass die bisherigen Maßnahmen sich positiv auswirken. Die Situation wird auch weiterhin umfassend beobachtet. Einerseits durch regelmäßige Auswertungen bei HIZ und Scheer, andererseits durch geplante Last- und Performancetests in Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister. Insbesondere vor Start der Bewerbungsphase zum Wintersemester 23/24 wird die Systemlast auf die Probe gestellt.

SPS-Update

Aktuell testen die Fachabteilungen der Hochschulen ein SPS-Update der SLCM-Systeme. Nach erfolgreichem Abschluss der Tests kann dieses Update auf die Produktivsysteme der Hochschulen transportiert werden. Diese Updates und das damit verbundene Testgeschehen sind etwa aus Entwicklungs- oder Sicherheitsaspekten notwendig auch wenn eher selten echte Funktionalitätserweiterungen für die Nutzer*innen damit verbunden sind.

EPPSG - Energiepauschale für Studierende

Das SIM-Team wird gemeinsam mit dem HIZ die notwendigen Daten der Anspruchsberechtigten aus SLCM erzeugen, diese mit den Fachabteilungen der jeweiligen Hochschule überprüfen und dann zur weiteren Verwendung an die zuständige Stelle des Landes weiterleiten. In Klärung ist derzeit noch der Prozess der Information der potentiell Anspruchsberechtigten, also der Versand der Zugangsdaten. Grundsätzlich ist hier aber ein echter Synergieeffekt des gemeinsamen CMS spürbar.

Studierendenmanagement

Die Testphase und Öffnung der Bewerbungs- und Immatrikulationsportale für das Wintersemester 23/24 werden derzeit geplant und mit den Hochschulen abgestimmt. Abseits des Regelbetriebs sind derzeit folgende Weiterentwicklungen für die kommenden Wochen geplant oder teilweise bereits umgesetzt:

  • Entwicklung einer weiteren Suchfunktionalität zur Bearbeitung von Rückmeldeanträgen (Suche nach Uploads)
  • Optimierung des Rückmeldeantrages in Bezug auf die Antragstellung (Anträge können nun zurückgezogen und neu gestellt werden)
  • Online-Rückmeldeantrag zum SoSe 23 nun auch erstmals in englischer Sprache an UdS und htw verfügbar
  • Neue Entwicklung: Neue Abfragefelder für die Zulassungs- bzw. Immatrikulationsfragebögen zum WiSe 23/24
  • Neue Entwicklung: Verbesserungen in den Statusmeldungen für Bewerber/innen auf den Kacheln im Bewerbungsportal z.B. Ablehnungen aufgrund von abgelaufener Frist
  • Neue Entwicklung: Bewerber/innen können nun auf ihrer Bewerbungs-/Einschreibungskachel das beworbene Fachsemester sehen
  • Überarbeitung der englisch- und französischsprachigen Immatrikulationsbescheinigungen
  • Aufnahme einer Bewerbungsmöglichkeit für Meisterstudierende an der HBKsaar
     

Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement

Hier fokussiert man sich derzeit auf die Entwicklung des Studienmanagers Release II. Dieser beinhaltet beispielsweise Erweiterungen bei der Prüfungsplanung oder eines Online-Vorlesungsverzeichnisses. Darüber hinaus kümmert man sich um Nacharbeiten nach dem erfolgreichen Go-Live der HBKsaar. Ein weiterer wichtiger Punkt sind Weiterentwicklungen im Bereich der Abschlussdokumente und damit verbunden die Übergabe der Abschlussdokumente an die htw saar bzw. das dortige DFHI. Das Teilprojekt arbeitet darüber hinaus am nächsten und letzten hochschulspezifischen Go-Live, nämlich der UdS.

Statusupdate vom 11.11.2022


Systemperformance

Wie wir bereits informiert hatten, führte die umfangreiche Nutzung vieler neuer Funktionen, insbesondere während der Bewerbungsphase im Sommer, zu einer großen Systemlast und einer deutlichen Verlangsamung der Anwendungen und Apps. So gab es u.a. eine Vielzahl Hinweise (insbesondere von Studierenden) zu einer langen Dauer beim Upload von Dokumenten. Seitdem wurden umfangreiche Maßnahmen umgesetzt, die bereits an vielen Stellen spürbare Verbesserung gebracht haben. Am Ziel sehen wir uns allerdings noch nicht und derzeit laufen weitere Aktivitäten zur Verbesserung der Performance.
So ist auch nächste Woche eine Sondersitzung des Lenkungskreises, in dem Ergebnisse eines Belastungstests vorgestellt werden.

Weiterentwicklungen/Verbesserungen für Studierende

Die Einführung folgender weiterer Services für die Studierenden ist geplant:
-      Einführung weiterer Online-Anträge (z.B. Beurlaubung, Rückerstattung, weitere)
-      Neue Bescheinigungen im Self Service (z.B. Zahlungsnachweis, weitere)  
-      Einsicht in das eigene Studierendenkonto
-      Einführung der Online-App „My Timetable“
-      Einführung der Online-App „Anforderungsprüfung für Studienabschluss“
-      Lehrveranstaltungs-An- und Abmeldung
-      SPS-Update Fiori 3.0 – verbessertes Layout der Online-Apps

Prüfungen/Prüfungsplanung

Geplant ist ein größerer Release innerhalb des ersten Halbjahres 2023 hin zu einem „Erweiterten Lehrmanagement“ mit u.a. folgenden Inhalten:
- Anlegen und Ändern konkreter Prüfungen
- Anlegen und Ändern Strukturelemente Prüfungen
- Raumverwaltung
- Raumsuche, Raumanfrage und Freigabe
- Raumübersichten
Zudem ist die Einführung eines öffentlichen Vorlesungsverzeichnisses, einer Studienfortschrittskontrolle sowie einer Online-Beantragung von SIM-Nutzerrollen geplant.
Es wurden dem Projekt auch eine Vielzahl von Verbesserungsvorschlägen gemeldet. Ein Teil davon wird mit dem Release in 2023 umgesetzt. Es besteht darüber hinaus weiterhin die Möglichkeit, weitere Verbesserungsvorschläge ins Projekt einzubringen. Grundsätzlich werden alle Vorschläge seitens htw saar von der entsprechenden Fachabteilung geprüft und können dann bei Bedarf über die Projektstruktur in das Projekt eingebracht werden. So wurde zum Beispiel aufgrund der Rückmeldungen durch die Fakultäten zur Unterstützung der Klausurplanung ein Zugriff auf das SIM-Backend System eingerichtet und eine entsprechende Transaktion zur Verfügung gestellt.

Noteneingabe/Notenmeldung

Es gab eine Vielzahl von Rückfragen zur neu eingeführten Noteneingabe-App. Es wurden bereits einige Optimierungen vorgenommen. Wir möchten an dieser Stelle noch einmal auf das Handbuch und die FAQ-Liste hinweisen. Dort sollten Sie alle relevanten Informationen zur Noteneingabe finden. Beides finden Sie im „SIM-Portal für Lehrende“ unter:  https://www.htwsaar.de/studium-und-lehre/service-und-beratung/rund-ums-studium/sim-portal-fuer-lehrende/sim-portal-fuer-lehrende   

Bewerbungsportal

Es gab in der letzten Bewerbungsphase durch Studierende vereinzelt Problemmeldungen beim Dokumentenupload. Diese Probleme wurden mittlerweile behoben und in der nächsten Bewerbungsphase sollten diese nicht mehr auftreten. Es wird zudem für die Zukunft an der Aussagekraft der System-Fehlermeldungen gearbeitet, um den Studierenden klarere Hinweise zur weiteren Vorgehensweise zu geben. Wir möchten aufgrund vereinzelter Rückfragen darauf hinweisen, dass grundsätzlich keine Bewerbungen verloren gehen! Sollte es wider Erwarten im Bewerberportal während des Bewerbungsprozesses zu Problemen kommen, so werden diese Bewerbungen dennoch im System zwischengespeichert und im Nachgang seitens HIZ korrigiert/eingespielt.

Zulassungsentscheidung

Es wurden dem Projekt bereits Verbesserungsvorschläge gemeldet. Grundsätzlich werden alle Vorschläge seitens htw saar von der entsprechenden Fachabteilung geprüft und dann bei Bedarf über die Projektstruktur in das Projekt eingebracht. So wurde zum Beispiel aufgrund der Rückmeldungen der Fachverantwortlichen die Möglichkeit geschaffen, Auflagen und das Gesamtergebnis separat zu dokumentieren. Weitere Verbesserungen sind derzeit bereits in der Entwicklung.

Zeugnisse und Notenauszüge

Es gab vereinzelt Kritik an der Optik der neuen Zeugnisse. Hier ist anzumerken, dass es sich bei der Zeugniserstellung um einen der wichtigsten aber auch komplexesten Prozesse bei einer Systemumstellung handelt und deshalb der Fokus zunächst auf die möglichst schnelle und korrekte Ausstellung und nicht auf das Layout gelegt wurde. Verbesserungen am Layout sind jedoch bereits im Projekt vorgemerkt.
Studierende melden sich immer wieder, da sie Ihre Notenauszüge im SIM-Portal nur mit Fehlversuchen ansehen und ausdrucken können. Diese Ansicht wurde im Projekt durch alle Projekthochschulen gemeinsam festgelegt, da Studierende so einen vollständigen Überblick über Ihre Leistungen erhalten. Studierende können jedoch beim Prüfungsamt jederzeit eine Leistungsübersicht ohne Fehlerversuche anfordern.

SIM-Support

Bei allen (insbesondere technischen) Fragen rund um SIM steht allen Nutzern*innen der SIM-Support unter sim-support@hiz-saarland.de zur Verfügung. Das Team des SIM-Supports besteht aus Mitarbeiter*innen des HIZ und ist für alle Projekthochschulen zuständig. Die htw saar profitiert so von dem umfangreichen und ständig wachsenden Know How über alle Hochschulen hinweg. Durch das vom HIZ genutzte Ticketsystem können Problemfälle besser nachverfolgt und systematische Fehler in SIM deutlich schneller identifiziert werden. In den letzten Monaten konnten vom SIM-Support bereits mehr als 2.000 Anfragen (über alle Hochschulen) erfolgreich bearbeitet werden. Sobald die nächsten größeren System-Anpassungen anstehen, werde ich Sie rechtzeitig darüber informieren.