Projekt SAP Ariba

SAP Ariba ist eine cloudbasierte Plattform für den Einkauf und die Beschaffung. Sie unterstützt das Dezernat ZB bei  ihren klassischen Aufgaben und sorgt für die digitale Transformation des Einkaufsprozesses.

Neben verschiedenen strategischen Tools hat die Lösung eine Funktion als B2B-Marktplatz, auf dem Unternehmen und ihre Lieferanten virtuell zusammenarbeiten und Transaktionen tätigen können.

Die Oberflächen erinnern dabei an den Bedienkomfort, den Nutzer von B2C-Marktplätzen vom privaten Online-Shopping kennen. Allerdings erhalten Einkäufer im Hintergrund Zugriff auf weitaus mehr betriebswirtschaftliche Features. So sind letztlich alle Schritte rund um den Beschaffungsprozess digital abbildbar.

Ziele des Projektes: Was soll erreicht werden?

Mit der Einführung von SAP Ariba verfolgt die Universität folgende Ziele: 

  • Es soll mit Ariba die Möglichkeit geschaffen werden, Einkaufspotentiale aufzuzeigen und zu heben (z. B. durch Erzielung besserer Einkaufspreise über Kontrakte oder Prozessverbesserung durch bessere Datenqualität).
  • Die durchschnittliche Beschaffungsdauer soll verkürzt und die Prozesstransparenz für Mitarbeitende erhöht werden.
  • Durch Ariba sollen Grundlagen für eine stärker ausgeprägte strategische Beschaffung gelegt werden.
  • Es sollen möglichst viele Beschaffungen mit Bestellbezug getätigt werden. 
  • Es soll ein möglichst hoher Integrationsnutzen zum SAP ERP geschaffen werden (zu untersuchen ist die Bestell- und Rechnungsverarbeitungsintegration).
  • SAP Ariba soll für die Nutzenden/Kunden attraktiv werden und so den einfachsten Beschaffungsweg darstellen.
  • Es sollen rechtssichere UVgO-Vergaben (Unterschwellenvergabe-Verordnung) mit SAP Ariba abgewickelt werden können.

 

Umsetzung: Wie ist die Vorgehensweise? Wer wirkt mit? Welche Maßnahmen sind geplant?

Unter Federführung unseres Beschaffungsdezernats wird an zentraler Stelle nach und nach eine Art interner Webshop mit digitalen Katalogen (z. B. mit Artikeln des täglichen oder regelmäßigen Bedarfs) angeboten werden. So können Kostenvorteile für den ganzen Campus zugänglich gemacht werden und für unsere einkaufenden Kolleginnen und Kollegen wird ersichtlich sein, in welchem Status sich ihre Bestellung befindet. Die Einrichtung dieses Beschaffungsprozesses wird sich durch die systematische Erfassung der Bestellungen und Wareneingänge auch positiv auf die Rechnungsbearbeitung auswirken und die zentrale Verwaltung entlasten.  Die Inbetriebnahme der Beschaffungsplattform SAP Ariba wird dabei in mehreren Stufen geplant.  

 

Ansprechperson für das Projekt

Thomas Heisel, Dezernat Zentrale Beschaffung und Dienste
Thomas Mohrbacher, Stabsstelle Digitalisierung und Nachhaltigkeit